Komunikace je v tomto období vždy náročná. Skautská telefonní síť ti však poradí, jak nastavit komunikaci tak, abyste to v oddíle zvládli hladce.

Vypsali jsme nejběžnější situace, které nastávají spolu s možným řešením. Pokud se v nějaké z nich poznáš a věříš, že je navrhované řešení funkční, navrhni ho na oddílové radě či přímo tomu, kdo má u vás v oddíle na starosti komunikaci. Mimo níže zmiňované se připrav na hromadu telefonátů a esemesek. Právě pro tyto případy je výhodný skautský benefit Skautská telefonní síť. Nově je navíc bez poplatku za připojená čísla - čti zde.

Co dělat při náborech

Nejlepší reklamou je dobrá činnost a osobní doporučení. Hned po první schůzce popros děti i rodiče, ať váš oddíl doporučí svým kamarádům. Vytvořte si materiály, které ve stručnosti ukážou vaši činnost a pozvou zájemce na ukázkové schůzky. Propagační materiály seženeš ve Skautském obchodě. Přečti si také doporučení Jak uspořádat efektivní nábor nových členů na Křižovatce.

Na konci schůzky můžeš hromadně poprosit o sdílení propagačních materiálů online cestou. Pošli všem vzorový text s vytvořenou grafikou a vybídni všechny, ať to každý nasdílíte na svou sociální síť či e-mailem. Nikoho nenuť. Smyslem aktivity je, aby to jednotlivci nezapomněli udělat, když o to sami stojí. Uvažuj také u vhodnosti aktivity dle věku dětí. Stejně tak můžeš aktivitu uspořádat na oddílové radě.

Ne všichni mají internet v mobilu. Jistě se však najde někdo, kdo data v dostatečné míře má. Může tak vytvořit hotspot (sdílený internet, který funguje jako wifi síť) pro všechny.

Jak komunikovat s nováčky a jejich rodiči

Předem pro jistotu počítej s tím, že nováčci neví vůbec nic a tvůj úkol je co nejvíc jim usnadnit zorientování se v novém prostředí. A to i v případě, že máte vše do detailu popsané na webu a posílali jste souhrnný e-mail.

Osvědčilo se mít všechny informace na jednom místě. Tedy v případě, že tě rodiče bombardují skrz vícero komunikačních kanálů, odkazuj je na váš jediný a stále aktuální zdroj informací. Můžeš mít aktuální členskou sekci na webových stránkách, vývěsku u klubovny (doporučujeme pouze v případě malých obcí), uzavřenou Facebook skupinu (pozor, ne každý Facebook má) nebo vlastní Discord či Slack. V poslední době je stále oblíbenější systém pro správu oddílu Levitio. Dalším funkčním řešením je zasílání informací skrze e-mailovou konferenci. Hrozí však riziko propadnutí e-mailu do spamu.

Mám řešit pokračující skauty, skautky a jejich rodiče?

Ti, kteří v oddíle působili minulý rok, již způsoby komunikace znají. Pokud však chystáte v oddíle nějakou změnu, dostatečně s nimi komunikuj, proč k ní dochází a co se mění. Zároveň ti mohou pomoci se zapojením nováčků. Vzájemně si pomohou a utvoří tak první přátelské vazby.

Pokud u členů a členek opakovaně narážíš na to, že něco ví se zpožděním, může být důvodem to, že nedisponují internetovým připojením v mobilu. Informace si přečtou až se zpožděním. Výhodou STS je, že můžeš připojit až 6 dalších čísel bez ohledu na věk jejich uživatelů. Případně pokud jde o registrované členy, tak se do STS mohou připojit sami již od 15 let věku. Přečti si, jak připojit další čísla.

Aktualizace kontaktů

Na prvních akcích či skrz online komunikaci si s rodiči potvrď platnost kontaktů. Nejdůležitější je pro tebe telefonní číslo pro případ rychlého spojení. Ideálně ho měj na oba rodiče. Stejně tak nezapomeň na e-mail a adresu bydliště.

Všechny kontakty měj aktualizované přímo ve SkautISu. Bezkonkurenčně nejhorším způsobem je mít je poschovávané na různých papírcích mezi jednotlivými vedoucími. Zlatou střední cestou pak může být sdílená tabulka zabezpečená tak, aby byla pouze pro vedoucí. Ovšem přívětivost typu “klikni a volej” v Excelu na Google disku nehledej. Přesně pro takové účely slouží již zmíněné Levitio. V případě, že jsi v IT zdatnější, můžeš využít sdílený adresář Google kontaktů. Díky tomu se pak kontakty objeví v telefonech, které mají přihlášený Google účet, kterému jsi sdílení umožnil. Výhodou této metody je, že po synchronizaci kontaktů již není třeba internet. Využití této funkce je nově možné bez pokročilých IT dovedností i skrz Levitio.

Pokud zvolíš metodu uložení kontaktů online, dej si pozor na situace, kdy nemáš dostatečný signál. Příkladem takové lokace je třeba CHKO Kokořínsko. Co se s tím dá dělat, zjistíš v článku Jak posílit mobilní signál nejen v přírodě?

Komunikace vedoucích a rádců

Prázdniny skončily a začíná nové skautské dobrodružství. S jeho organizováním se pojí i komunikace mezi vedením. V případě, že nejste všichni sousedé, kteří se sejdou v klubovně, když je třeba, jistě je dobré najít způsob, jak mezi sebou přehledně sdílet důležité informace a v případě potřeby je ukládat.

Pokud je vás ve vedení maličko, zvládnete vše možná v jednom instagramovém chatu. S větším počtem lidí a množstvím rozpracovaných akcí, projektů a témat, se zvyšuje potřeba organizovanosti a mít vše v jednom či více chatech na sociálních sítích se začne jevit jako nepřehledná záležitost. Najít vhodný nástroj je obtížné a neexistuje jedne nástroj, který by řešil vše od účetnictví přes komunikaci s rádci po videohovory. Platí však zlaté pravidlo: Shodněte se na tom, co skutečně potřebujete, dejte funkcím priority a následně hledejte nejvhodnější nástroj. A buďte připraveni na ústupky.

Určitě se podívejte na služby jako Discord, Slack, Trello, Asana, Notion, MediaWiki, Microsoft 365 (online Word, Excel, Powerpoint atd.) a Google Workspace (to jsou Google Docs, Sheets, fotky, úložiště zvané Disk, Gmail aj.). Poslední zmíněné je skrz skauty zadarma a na Křižovatce je dobře popsané, jak tuto službu získat.

V současné době jsou cloudové služby ideálním řešením. Doby, kdy se e-mailem posílaly nové verze dokumentů jako přílohy už rádi zapomínáme. Díky možnosti přistupovat k daným službám odkudkoli a kdykoli včetně mobilních aplikací, je dobré pořídit si internet do mobilu. Výhodně ho získáš díky STS.

Komunikace s dětmi

Zde buďte velmi obezřetní a předem se na oddílové radě dohodněte na tom, jakým způsobem chcete a jakým naopak nechcete s dětmi v online prostředí komunikovat. Naživo je to snad jasné: partnersky a nenásilně.

Pozor si dejte zejména v případě kontaktu na sociálních sítích (které jsou mimochodem do určitého věku dle jejich podmínek zakázané). Vyjasněte si co a jak je přípustné a zamyslete se nad možnými situacemi, které vás mohou potkat a řekněte si, jak na ně budete reagovat. Stejně tak mějte jasno v tom, zda a za jakých podmínek budete veřejně sdílet fotografie, na kterých jsou děti poznat.

Může být dobré být v obraze a vědět, co se děje v online světě okolo dětí, se kterými pracuješ. Leckdy se může jednat o případy, které skupinu dětí zasáhnou a být připraven může být tvoje výhoda. V tu chvíli oceníš výhodná data do mobilu od Skautské telefonní sítě.

Přejeme, ať se zahájení skautského roku obejde bez komplikací. Pokud nastanou, tak ať služby Skautské telefonní sítě slouží k jejich pohotovému zvládnutí.

Chci zjistít víc o výhodné skautské telefonní síti

Za TDC
Ondřej Turek – Opičák
telefony@skaut.cz