Důležité změny skautských Google služeb. Zkontrolujte svůj účet a reagujte co nejdříve

Počátkem roku 2025 dochází k významným změnám podmínek skautských Google služeb. Mění se kapacita úložiště uživatelských dat a nastavení služeb (především omezení fotek a videí). Všichni musí zkontrolovat své účty. Ti, co nesplňují nové podmínky, musí přesunout data, jinak jim hrozí ztráta účtu i všech dat. Co přesně se mění a jak na to reagovat?

Aktualizace 10. ledna 2025

Přestože velká většina níže popisovaných změn se mnohých uživatelek a uživatelů nedotkne, existuje nezanedbatelné množství skautek a skautů, které změny v používání skautských Google služeb ovlivní, neboť jde o zásadní změny. Naším původním nešťastným načasováním a způsobem zveřejnění hlavně na sociálních sítích (nepodařilo se nám vše správně zkoordinovat a zajistit) článek a diskuze oprávněně vyvolala u části z vás mnoho otázek a rozhořčení. Někdy navíc došlo ke špatnému pochopení některých věcí, neboť jsme je v prvním textu nedostatečně objasnili. 

Změny se týkají především jednotlivých uživatelských účtů. Pokud jde o data související se skautskou činností jednotek a akcí, ta i nadále do skautských Google služeb patří. Jen bude možná potřeba, abyste je z uživatelských účtů (máte-li je dosud tam) přesunuli na “Sdílené disky” jednotek, které jsou k tomu určeny.

Ujištění: Dosud jsme data v žádném účtu neodstranili. Nedopatřením u několika účtů dočasně vypnuté Fotky Google, jsou již zase aktivní, žádná data smazána nebyla. 

Níže jsme do původního článku doplnili:

Máte-li nějaký další dotaz, napište nám na podpora@skaut.cznebo ho položte v komentáři pod příspěvkem ve SkautFóru. Průběžně se budeme snažit v dalších dnech a týdnech odpovídat a pomáhat.

Původní článek s nově doplněnými informacemi

Junák - český skaut poskytuje členstvu a jednotkám skautské Google služby bezplatně. V roce 2022 však Google zavedl globální limit pro celou organizaci, což vedlo k zavedení limitů pro uživatelské účty (max. 40 GB na účet) i sdílené disky (max. 50 GB na jednotku či akci). Přestože tehdy byla přijata přiměřená opatření, v roce 2024 se zásadně změnilo chování uživatelů a organizace tak dosáhla limitu k ukládání dat. Jako uživatelé jsme do svých účtů v posledních měsících nahrávali velký objem dat, často fotek a videí, a to tempem, které ohrozilo naši společnou schopnost dodržovat již platná omezení ze strany Googlu. K tomu společnost Google oznámila na rok 2025 další chystané změny v některých parametrech služeb, které budou mít vliv na dlouhodobé udržitelné fungování služeb. A tak by bez zásadní změny podmínek došlo k úplnému zablokování služeb Google pro všechny uživatele napříč organizací. 

Co je cílem změn?

Zásadní je, aby i nadále mohlo členstvo a jednotky skautské Google služby využívat. Aby mohly být nadále používány e-mailové adresy na doméně @skaut.cz, @skautka.cz (případně dalších skautských doménách), neboť jsou již zavedené a pomáhají tvořit dobrý obraz skautingu na veřejnosti. Skautské adresy jsou klíčové pro komunikaci nejen se členy, ale především s rodiči a dalšími partnery. 

Při nastavování nových parametrů a podmínek skautských Google služeb jsme ověřovali nejrůznější varianty a parametry změn, aby nové řešení umožnilo dlouhodobé a bezproblémové fungování skautských služeb v celé organizaci a pokud možno co nejméně negativně dopadlo na uživatele. Mimo jiné jsme oslovili ředitele české pobočky Google, kde však i přes dobrou spolupráci není pravděpodobné, že by mohlo dojít k bezplatnému navýšení celkového úložiště či umožnění individuálního dokupování místa konkrétními uživateli. 

Věříme, že nové podmínky (ač nyní pro část uživatelů bolestivé, dlouhodobě však pro členstvo a skautské jednotky dobře funkční) zajistí udržitelné fungování služeb, pokud možno bez nutnosti dalších změn v nejbližších letech.

Co konkrétně se mění a kdy je potřeba reagovat?

Prosíme, co nejdříve zkontrolujte, zda splňujete níže uvedené nové podmínky. 

🧑‍💻Podmínky pro uživatelské účty osob

  • účet mohou mít pouze členky a členové organizace starší 6 let (ukončením členství nárok na účet zaniká a bude odstraněn)
  • prostor pro data maximálně 30 GB (snižuje se z původních 40 GB) - limit zahrnuje data uživatele z e-mailu, data uložená na “Můj disk” i data v aplikaci Fotky)
  • aplikace Fotky Google již není nadále poskytována (všechny fotografie a videa musí uživatel přesunout jinam a ve skautském účtu smazat)
  • do úložiště “Můj disk” není dovoleno nahrávat fotografie ani videa (osobní úložiště není určeno k archivaci celých alb osobních fotografií či videí, takové je nutné přesunout jinam a ve skautském účtu smazat; jednotlivé fotky či obrázky např. s poznámkami z porad na účtu zůstat můžou)

💡Tip: Máte-li ve svém účtu fotky, videa či jiná data související se skautskou činností, přesuňte je na “Sdílený disk” vaší jednotky (případně si ve středisku pro “Sdílené disky” zřiďte celé bezplatné služby Google), tam být mohou a patří tam.

⚠️Upozornění: Pokud něco nesplňujete, reagujte co nejdříve a nejpozději do 1. dubna 2025 vše vyřešte! 

🏡Podmínky pro uživatelské účty jednotek, příp. akcí

  • účet mohou mít pouze existují skautské jednotky a akce (tento typ účtu nesmí být využíván jako osobní účet)
  • prostor pro data maximálně 30 GB (snižuje se z původních 40 GB) - limit zahrnuje data z e-mailu, uložená na “Můj disk” i v aplikaci Fotky
  • aplikace Fotky Google již není nadále poskytována (všechny fotografie a videa přesunout na “Sdílený disk” jednotky či akce nebo úplně jinam a ve skautském účtu smazat)
  • do úložiště “Můj disk” není dovoleno nahrávat fotografie ani videa (tato část úložiště není určena k archivaci celých alb fotografií či videa, takové soubory je nutné přesunout na “Sdílený disk” jednotky či akce nebo úplně jinam a ve skautském účtu smazat; jednotlivé fotky či obrázky např. s poznámkami z porad, ilustrační fotky projektů apod. na účtu zůstat můžou)
  • účet má sloužit především ke komunikaci jménem jednotky či akce (není určen k ukládání dat, ta patří na “Sdílené disky”)
  • v budoucnu může dojít ke změně těchto účtů na licenci “Gmail only” (i nadále bude možné účet využívat k e-mailové komunikaci; “Sdílené disky” mohou být spravovány jednotlivými uživateli či skupinami uživatelů, dle jejich oprávnění, a tak odpadne problém s nejasným autorstvím souborů, které dosud dělaly anonymně účty jednotky) 

💡Tip: Máte-li v účtu jednotky fotky, videa či jiná data, přesuňte je na “Sdílený disk” vaší jednotky (případně si ve středisku pro “Sdílené disky” zřiďte celé bezplatné služby Google), tam být mohou a patří tam. 

💡Tip: Fotky ze “Sdíleného disku” lze snadno a přehledně zobrazovat i na webu vaší jednotky či akce - máme na do doplněk pro WordPress, který si do webu můžete přidat a se Sdíleným diskem propojit.

⚠️Upozornění: Pokud něco nesplňujete, reagujte co nejdříve a nejpozději do 1. dubna 2025 vše vyřešte!

💾Podmínky pro “Sdílené disky” jednotek, příp. akcí

💡Velmi doporučujeme střediskům i dalším OJ zřídit si své vlastní bezplatné doplňkové předplatné Google Workspace for Nonprofit, ve kterém získá místo až 100 TB pro data jednotky.

Není-li středisko či jiná OJ schopna si vlastní doplňkové předplatné Google Workspace for Nonprofit zřídit, pak lze použít “Sdílené disky” jednotek a akcí v rámci celostátních skautských Google služeb s následujícími podmínkami:

  • “Sdílený disk” může mít oddíl, středisko, okres, kraj či ZvOJ a vzdělávací akce, krajské či celostátní akce
  • dostupný prostor pro data uložená na “Sdíleném disku” jednotky či akce je maximálně 70 GB (v případě, že jednotka či akce má více sdílených disků, pak se objemy uložených dat ze všech “Sdílených disků” do limitu sčítají)

▶️Všechny současné “Sdílené disky” nové podmínky splňují a není třeba nic dělat (technicky však může u některých disků ještě docházet k přesunu, viz dřívější článek).

Co bude následovat

  • kolem 15. ledna budou rozeslány e-maily uživatelům, kteří zatím nesplňují nové podmínky
  • do článku “Co dělat, když…” průběžně doplňujeme otázky a odpovědi
  • nadále pročítáme vaše komentáře a dotazy a postupně na ně doplňujeme odpovědi 
  • cca v polovině února, a pak před koncem března, rozešleme další e-mailové upomínky uživatelům, kteří stále nebudou nové podmínky splňovat
  • v únoru pošleme úplně všem uživatelům e-mail s připomenutím textu nových podmínek (aby si je snadno přečetli úplně všichni bez ohledu na to, kdy si účet založili a jestli již nové podmínky splňují či nikoliv)

Připomínáme

⚠️Je nutné, aby se všichni uživatelé už nyní podívali, jestli nové podmínky splňují. Pokud ne, nejpozději do 1. dubna 2025 musí podniknout potřebné kroky a svůj účet, včetně dat v něm, uvést do souladu s novými podmínkami. Bez toho hrozí, že o svá data a celý uživatelský účet nevratně přijdou. Upozorňujeme, že stahování, přesouvání a mazání dat může být časově náročné, a tak je třeba se věci začít věnovat co nejdříve a nenechávat ji na poslední chvíli. 

💡Tip: Kolik dat mám uloženo ve skautském Google účtu? Mám nějaká data ve Fotkách Google? Stačí se přihlásit příslušným skautským Google účtem a podívat do správy úložiště (https://drive.google.com/​drive/​quota).

⏩Úplné znění podmínek je dostupné na Křižovatce a ve skautISu.

Co dělat, když?

Jak konkrétně postupovat v nejrůznějších situacích, které mohou mít vliv na skautské Google účty osob, jednotek či akcí? Připravili jsme pro vás článek popisující konkrétní situace a jak přesně v nich postupovat.

▶️čtěte článek: Co dělat, když… Jak konkrétně řešit změny skautských Google služeb?

Online setkání ke změnám

Co přesně právě probíhající změny skautských Google služeb znamenají? Hodila by se ti ukázka možných řešení a postupů? Chceš se poradit o postupu či se na něco konkrétního zeptat?

💻 Připoj se v pondělí 10. února 2025 od 19.30 k online setkání, které ti pomůže s řešením osobního skautského účtu či účtu tvé jednotky (více v článku na Zpravodajství).

Nevíte si rady nebo máte dotazy?

Další podrobné informace ke skautským Google službám najdete v sekci na Křižovatce. Projděte si návody k řešení situací se skautskými Google službami v nápovědě.

S dalšími dotazy se neváhejte obrátit na ústřední skautskou podporu e-mailem na podpora@skaut.cz. Případně si projděte diskusní vlákno k tématu ve SkautFóru na Facebooku.

Ondřej Peřina (Jerry)
zpravodaj VRJ pro ICT a organizaci