Junák - český skaut poskytuje členstvu a jednotkám skautské Google služby bezplatně. V roce 2022 však Google zavedl globální limit pro celou organizaci, což vedlo k zavedení limitů pro uživatelské účty (max. 40 GB na účet) i sdílené disky (max. 50 GB na jednotku či akci). Přestože tehdy byla přijata přiměřená opatření, v roce 2024 se zásadně změnilo chování uživatelů a organizace tak dosáhla limitu k ukládání dat. Uživatelská základna do účtů během posledních několika měsíců nahrávala velký objem dat, především v podobě (se skautskou činností nesouvisejících) fotek a videí v aplikaci Fotky Google či na osobních discích jednotlivých uživatelů. K tomu společnost Google oznámila na rok 2025 další chystané změny v některých parametrech služeb, které budou mít vliv na dlouhodobé udržitelné fungování služeb. A tak by bez zásadní změny podmínek došlo k úplnému zablokování služeb Google pro všechny uživatele napříč organizací. 

Co je cílem změn?

Zásadní je, aby i nadále mohlo členstvo a jednotky skautské Google služby využívat. Aby mohly být nadále používány e-mailové adresy na doméně @skaut.cz, @skautka.cz (případně dalších skautských doménách), neboť jsou již zavedené a pomáhají tvořit dobrý obraz skautingu na veřejnosti. Skautské adresy jsou klíčové pro komunikaci nejen se členy, ale především s rodiči a dalšími partnery. 

Při nastavování nových parametrů a podmínek skautských Google služeb jsme ověřovali nejrůznější varianty a parametry změn, aby nové řešení umožnilo dlouhodobé a bezproblémové fungování skautských služeb v celé organizaci a pokud možno co nejméně negativně dopadlo na uživatele. Mimo jiné jsme oslovili ředitele české pobočky Google, kde však i přes dobrou spolupráci není pravděpodobné, že by mohlo dojít k bezplatnému navýšení celkového úložiště či umožnění individuálního dokupování místa konkrétními uživateli. 

Věříme, že nové podmínky (ač nyní pro část uživatelů bolestivé, dlouhodobě však pro členstvo a skautské jednotky dobře funkční) zajistí udržitelné fungování služeb, pokud možno bez nutnosti dalších změn v nejbližších letech.

Co konkrétně se mění a kdy je potřeba reagovat?

Prosíme, co nejdříve zkontrolujte, zda splňujete níže uvedené nové podmínky. 

🧑‍💻Podmínky pro uživatelské účty osob

• účet mohou mít pouze členky a členové organizace starší 6 let (ukončením členství nárok na účet zaniká a bude odstraněn)
• prostor pro data maximálně 30 GB (snižuje se z původních 40 GB) - limit zahrnuje data uživatele z e-mailu, data uložená na “Můj disk” i data v aplikaci Fotky)
• aplikace Fotky Google již není nadále poskytována (všechny fotografie a videa musí uživatel přesunout jinam a ve skautském účtu smazat)
• do úložiště “Můj disk” není dovoleno nahrávat fotografie ani videa (osobní úložiště není určeno k archivaci celých alb fotografií či videí, takové soubory je nutné přesunout jinam a ve skautském účtu smazat)

⚠️Upozornění: Pokud něco nesplňujete, reagujte co nejdříve a nejpozději do 1. dubna 2025 vše vyřešte! 

🏡Podmínky pro uživatelské účty jednotek, příp. akcí

• účet mohou mít pouze existují skautské jednotky a akce (tento typ účtu nesmí být využíván jako osobní účet)
• prostor pro data maximálně 30 GB (snižuje se z původních 40 GB) - limit zahrnuje data z e-mailu, uložená na “Můj disk” i v aplikaci Fotky
• aplikace Fotky Google již není nadále poskytována (všechny fotografie a videa přesunout na “Sdílený disk” jednotky či akce nebo úplně jinam a ve skautském účtu smazat)
• do úložiště “Můj disk” není dovoleno nahrávat fotografie ani videa (tato část úložiště není určena k archivaci celých alb fotografií či videa, takové soubory je nutné přesunout na “Sdílený disk” jednotky či akce nebo úplně jinam a ve skautském účtu smazat)
• účet má sloužit především ke komunikaci jménem jednotky či akce (není určen k ukládání dat, ta patří na “Sdílené disky”)
• v budoucnu může dojít ke změně těchto účtů na licenci “Gmail only” (i nadále bude možné účet využívat k e-mailové komunikaci; “Sdílené disky” mohou být spravovány jednotlivými uživateli či skupinami uživatelů, dle jejich oprávnění, a tak odpadne problém s nejasným autorstvím souborů, které dosud dělaly anonymně účty jednotky) 

⚠️Upozornění: Pokud něco nesplňujete, reagujte co nejdříve a nejpozději do 1. dubna 2025 vše vyřešte!

💾Podmínky pro “Sdílené disky” jednotek, příp. akcí

💡Velmi doporučujeme střediskům i dalším OJ zřídit si své vlastní bezplatné doplňkové předplatné Google Workspace for Nonprofit, ve kterém získá místo až 100 TB pro data jednotky.

Není-li středisko či jiná OJ schopna si vlastní doplňkové předplatné Google Workspace for Nonprofit zřídit, pak lze použít “Sdílené disky” jednotek a akcí v rámci celostátních skautských Google služeb s následujícími podmínkami:

• “Sdílený disk” může mít oddíl, středisko, okres, kraj či ZvOJ a vzdělávací akce, krajské či celostátní akce
• dostupný prostor pro data uložená na “Sdíleném disku” jednotky či akce je maximálně 70 GB (v případě, že jednotka či akce má více sdílených disků, pak se objemy uložených dat ze všech “Sdílených disků” do limitu sčítají)

▶️Všechny současné “Sdílené disky” nové podmínky splňují a není třeba nic dělat (technicky však může u některých disků ještě docházet k přesunu, viz dřívější článek).

Připomínáme

⚠️Je nutné, aby se všichni uživatelé už nyní podívali, jestli nové podmínky splňují. Pokud ne, nejpozději do 1. dubna 2025 musí podniknout potřebné kroky a svůj účet, včetně dat v něm, uvést do souladu s novými podmínkami. Bez toho hrozí, že o svá data a celý uživatelský účet nevratně přijdou. Upozorňujeme, že stahování, přesouvání a mazání dat může být časově náročné, a tak je třeba se věci začít věnovat co nejdříve a nenechávat ji na poslední chvíli. 

💡Tip: Kolik dat mám uloženo ve skautském Google účtu? Mám nějaká data ve Fotkách Google? Stačí se přihlásit příslušným skautským Google účtem a podívat do správy úložiště (https://drive.google.com/​drive/​quota).

⏩Úplné znění podmínek je dostupné na Křižovatce a ve skautISu.

Co dělat, když?

Jak konkrétně postupovat v nejrůznějších situacích, které mohou mít vliv na skautské Google účty osob, jednotek či akcí? Připravili jsme pro vás článek popisující konkrétní situace a jak přesně v nich postupovat.

▶️čtěte článek: Co dělat, když… Jak konkrétně řešit změny skautských Google služeb?

Nevíte si rady nebo máte dotazy?

Další podrobné informace ke skautským Google službám najdete v sekci na Křižovatce. Projděte si návody k řešení situací se skautskými Google službami v nápovědě.

S dalšími dotazy se neváhejte obrátit na ústřední skautskou podporu e-mailem na podpora@skaut.cz.

Ondřej Peřina (Jerry)
zpravodaj VRJ pro ICT a organizaci