Co dělat, když… Jak konkrétně řešit změny skautských Google služeb?

Dotýká se změna skautských Google služeb právě tvých dat? Nebo chcete vědět, proč se nějaká změna děje či co přesně znamená? Představujeme odpovědi na palčivé otázky a nejčastější situace, se kterými se lze setkat a způsob jejich řešení. Využij návodů krok za krokem a nepřijdi o svá data.

Zprávy z ústředí

🔍Proč mám něco řešit?

Protože počátkem roku 2025 dochází k významným změnám pravidel používání skautských Google služeb, a tak je nutné nejpozději do 1. dubna 2025 📅 mít uživatelský účet v pořádku. Pokud nebude tvůj skautský Google účet do uvedeného data v souladu s novými pravidly, budou ⚠️ tvá data nevratně odstraněna a spolu s nimi i tvůj skautský e-mail.

Více informací k důvodům změn i podrobném nastavení nových pravidel najdeš
⏩v článku na Zpravodajství

💻 Online setkání ke změnám

Co přesně právě probíhající změny skautských Google služeb znamenají? Hodila by se ti ukázka možných řešení a postupů? Chceš se poradit o postupu či se na něco konkrétního zeptat?

Připoj se v pondělí 10. února 2025 od 19.30 k online setkání, které ti pomůže s řešením osobního skautského účtu či účtu tvé jednotky (více v článku na Zpravodajství).

📑Seznam otázek a odpovědí

(aktualizováno 27. března 2025)

Záznam z online setkání

  • Video ze setkání ke změnám skautských Google služeb (0️⃣)

V článku níže najdete odpovědi a návody řešící následující témata:

  • Jak zjistit obsazené místo (1️⃣)
  • Mám osobní účet a v něm používám Fotky Google (2️⃣)
  • Mám fotky a videa uložené ve složkách na “Můj účet” (3️⃣)
  • Mám obsazeno více jak 30 GB dat (4️⃣)
  • Kam s daty našich oddílů či střediska (5️⃣)
  • Jak přesně je to s “obrázky” na disku - co patří a nepatří na “Můj disk”? (6️⃣)
  • Kdo a jak kontroluje, co mám na disku skautského účtu? (7️⃣)
  • Proč padlo rozhodnutí o vypnutí služby Fotky Google? (8️⃣)
  • Lze navýšit prostor ve skautském účtu či celém předplatném? (9️⃣)
  • Proč nemusí být vhodné skautský e-mail používat jako primární účet v telefonu či pro osobní komunikaci? (1️⃣0️⃣)
  • Jak poznám, které soubory na Disku mi zabírají místo (vlastním je já)? (1️⃣1️⃣)
  • Proč musí uživatelé sami odstranit fotky a videa a neudělá to ústřední administrátor? (1️⃣2️⃣)
  • Kdo vidí alba, komu patří a zabírají místo v rámci Fotek Google? (1️⃣3️⃣)
  • Co střediskům poskytuje doplňkové Google Workspace předplatné a lze tam mít účty osob? (1️⃣4️⃣)

Článek postupně doplňujeme o další témata, na která se uživatelé a uživatelky často ptají.

Záznam z online setkání

0️⃣ Projděte si záznam ze setkání z 10. 2. 2025

📑Hlavní témata setkání v čase záznamu

Nové podmínky skautských Google služeb (vč. odpovědí na otázky)

  • Účty osob (7:40)
  • Účty jednotek a akcí (13:24)
  • Sdílené disky - pro data jednotek a akci - vč. fotek a videí (17:25)
  • Do kdy vše splnit? Jak je to s upomínkami (23:20)

Praktické ukázky řešení (vč. odpovědí na otázky)

  • Jak zjistit obsazené místo a zda podmínky splňuji (26:54)

  • Řešení dat ve službě Fotky Google (29:54)

    • Fotky Google - stažení všeho najednou - Google Takeout (34:48)
    • Fotky Google - přesun do gmail.com účtu - Sdílení s partnerem (37:25)
    • Fotky Google - stažení fotek do počítače (39:38)
    • Fotky Google - jak je to s alby a čí jsou fotky (41:15)
    • Fotky Google - synchronizace, mazání fotek v různých místech (44:30)
    • Fotky Google - kompletní smazání (Fotky, Uzamčená složka, Archiv, Koš, Alba) - nutné vždy (49:05)
    • Fotky Google - stažení alb či fotek za určité období (54:28)

  • Řešení dat na Disku (“Můj disk” apod.)

    • Disk - uložená data a splnění limitu (55:32)
    • Disk - řešení složek fotek a videí & kdo co vlastní (56:35)
    • Disk - soukromé fotky - nutné stáhnout a uložit jinam (58:28)
    • Disk - skautské fotky - lze přesunout na “Sdílené disky” jednotek či akcí (59:34)
    • Disk - moje a cizí soubory, nasdílené věci - komu to zabírá místo (1:02:00)
    • Disk - co vše musí uživatel vyřešit (1:04:40)
    • Disk - vyhledání mých “skrytých” souborů (1:05:20)
    • Disk - které obrázky můžou na disku zůstat (1:09:20)
    • Disk - vysypat koš (1:10:55)
  • Dotazy a odpovědi na ně (1:12:30)

Jak vyřešit konkrétní situace?

1️⃣Jak zjistit obsazené místo

Než začneš řešit jakoukoliv situaci níže, zkontroluj si, kolik dat máš ve svém skautském Google účtu uloženo, případně zda máš nějaké fotografie či videa uložené v Fotkách Google. 

Obsazené místo lze snadno zjistit na Google Disku ve správě úložiště:

Barevný proužek ukazuje, kolik dat máš v končící aplikaci Fotky Google (žlutá část), kolik v rámci “Můj disk” (modrá) a jaký prostor zabírá e-mail (červená). Najetím nad příslušnou část získáš podrobnější informace.

Podrobný návod také najdeš v naší nápovědě.

2️⃣ Mám osobní účet a v něm používám Fotky Google

Varianta A) Stažení fotek a alb do počítače a nahrání jinam

  1. Stáhni si všechny fotky a videa uložená ve Fotkách Google (Google Photos)

  2. Vše ulož někam jinam

    • můžeš vše po stažení nechat ve svém počítači nebo nahrát do jiné služby (např. Zonerama)
    • nebo nahrát do jiného (neskautského = gmail.com) Google účtu (pomůže ti návod)
    • případně, jde-li o fotky ze skautské činnosti, můžeš je nahrát na “Sdílený disk” vaší jednotky (pomůže ti návod)

  3. Nakonec všechny fotky a videa odstraň

    • odstranit fotky lze na webu photos.google.com (lze označovat celé dny najednou) nebo v mobilní aplikaci Fotky Google (v ní lze změnit rozvržení zobrazení na “Měsíční” a dají se označovat jedním kliknutím celé měsíce) (pomůže ti návod)
    • při odstraňování zkontroluj jak část “Fotky”, tak část “Archiv”, kde možná nějaké fotky také jsou
    • a nakonec nezapomeň vysypat koš (pomůže ti návod)

  4. Vypni zálohování fotek z mobilního telefonu

    • pokud máš zapnutou synchronizaci z mobilního telefonu, vypni ji v nastavení účtu v mobilní aplikaci Fotky Google, aby se ti po vyfocení další fotky nebo natočení videa opět nenahrálo do skautského Google účtu
    • přejdi na ikonu svého skautského účtu (vpravo nahoře v aplikaci), klikni na "Zálohování bylo dokončeno" a zruš volbu "Automaticky zálohovat fotky a videa na tomto zařízení"

Varianta B) Přesun fotek do jiného účtu pomocí “sdílení s partnerem”

Tato cesta umožní zkopírovat fotky a videa z Fotek Google z jednoho Google účtu do druhého, aniž byste je museli stahovat do počítače. Bohužel Google tímto způsobem neumí přenést alba. (s řešením ti pomůže návod)

  1. Nastav "sdílení s partnerem” na webu Fotky Google (Google Photos)

    • jdi na photos.google.com a přihlas se skautským účtem
    • v nastavení povol sdílení s partnerem (dočasně jsme změnili nastavení, aby toto mohli využít i osoby mladší 18 let, což běžně Google neumožňuje)
    • zvolte cílový Google účet - to bude nějaký jiný, zpravidla váš soukromý Google účet

  2. Přijměte fotky v cílovém Google účtu

    • nyní se na photos.google.com a přihlas svým soukromým Google účtem
    • přijměte pozvánku ke sdílení s partnerem a nechte pouze fotky přijmout
    • zapněte automatické ukládání všech fotek, čímž Google zajistí zkopírování i se všemi informacemi

  3. Nakonec všechny fotky a videa ve skautském účtu odstraň

    • odstranit fotky ve skautském účtu lze na webu photos.google.com (lze označovat celé dny najednou) nebo v mobilní aplikaci Fotky Google (v ní lze změnit rozvržení zobrazení na “Měsíční” a dají se označovat jedním kliknutím celé měsíce) (pomůže ti návod)
    • při odstraňování zkontroluj jak část “Fotky”, tak část “Archiv”, kde možná nějaké fotky také jsou
    • a nakonec nezapomeň vysypat koš (pomůže ti návod)

  4. Vypni zálohování fotek z mobilního telefonu

    • pokud máš zapnutou synchronizaci z mobilního telefonu, vypni ji v nastavení účtu v mobilní aplikaci Fotky Google, aby se ti po vyfocení další fotky nebo natočení videa opět nenahrálo do skautského Google účtu
    • přejdi na ikonu svého skautského účtu (vpravo nahoře v aplikaci), klikni na "Zálohování bylo dokončeno" a zruš volbu "Automaticky zálohovat fotky a videa na tomto zařízení"

Tip 💡Odstranění všech dat ze služby Fotky Google

Abyste odstranili úplně všechny fotky a videa ze služby Fotky Google, je dobré si zkontrolovat těchto několik míst. Jinak se vám může stát, že zůstane obsazeno několik jednotek až desítek MB, anižbyste na první pohled nějaké fotky ještě viděli.

Pro odstranění dat z Fotek Google postupujte následovně:

  • jdete na web photos.google.com a vpravo nahoře zkontrolujte, že jste přihlášeni skautským Google účtem (pracujete-li s více Google účty, je důležité, abyste byli v tom skautském)

  • odstraňte fotky a videa z těchto částí služby (vlevo v menu):

    • Fotky (obsahuje všechny běžně viditelné fotky a videa)
    • Archiv (fotky a videa lze totiž označit jako archivní, a pak je běžně nevidíte v přehledech)
    • Uzamčená složka (možná používáte tuto část a máte nějaké soukromé fotky a videa skryta)

  • odstranění velkého množství souborů může trvat a je dost klikání, hodit se můžou tyto "triky":

    • mazání po více dnech - klikněte na den (označí se všechny fotky a videa z daného dne), a posuňte stránku mnohem níže, přidržte klávesu Shift a klikněte na nějaký jiný den (označí se všechny fotky a videa ze všech dnů mezi vybraným prvním a posledním dnem); pak je jednoduše můžete odstranit najednou
    • vyhledání delších období - můžete do hledacího pole napsat číslo roku nebo název měsíce, a pak se vám zobrazí fotky z daného období; ty můžete následně najednou označit a smazat výše popsaným způsobem
  • vysypte koš - nezapomeňte ve službě Fotky Google vysypat koš, jinak vám požád smazaná data budou zabírat místo
  • zkontrolujte, že máte vše smazáno - to uděláte v Google disku v informacích o úložišti na adrese https://drive.google.com/​drive/​quota - myší najeďte na žlutý proužek - cílem je mít v žluté části (Fotky Google) informaci 0 kB

  • i po odstranění všech věcí z Fotek Google vám úložiště na žlutém proužku ukazuje nějaká data? (zpravidla jednotky až desítky MB) - je potřeba smazat "nepodporovaná videa" (mohla vzniknout v minulosti chybou synchronizace nahrávaného videa, nebo jde o formát, se kterým služba běžně nepracuje)

    • jděte opět na web Fotek Google a vpravo nahoře kliknete na nastavení (ikona ozubeného kola)
    • v části "Nepodporovaná videa" klikněta na "zobrazit" a tím se dostanete do poslední části, kde možná jsou nějaká data zabírající místa
    • i zde všechno odstraňte, a pak opět vysypte koš
  • teď už by mělo být úplně vše z končící služby Fotky Google odstraněno a vy uvidíte ve správě úložiště na žlutém proužku 0 kB (pozor, aktualizace obsazeného místa může při mazání velkého množství dat trvat delší dobu)

Upozornění: Máš-li hodně fotek a videí, bude jejich mazání docela dost “klikání” a nějaký čas ti to zabere. Nenechávej tedy řešení na poslední chvíli! Pokud všechno včas neodstraníš, tak po 1. dubnu 2025 dojde nejen k odstranění tvých Fotek Google, ale i celého tvého uživatelského účtu.

3️⃣Mám fotky a videa uložené ve složkách na “Můj účet”

  1. Najdi všechna místa, kde máš v rámci “Můj disk” uložené fotky či videa

    (💡poznámka: jednotlivé obrázky/​fotky, např. s poznámkami z porad, na disku zůstat můžou, nesmí tam však zůstat celé složky plné fotografií a videí)

    • nahráváš-li je do složek, víš, do které složky se máš podívat

    • nemáš-li jistotu, můžeš vyhledat všechny své fotky a videa uložená kdekoliv na Google disku vyhledáním textu

      type:image type:video owner:me 

  2. Fotky a videa si stáhni do počítače

    • stačí kliknout na složku pravým tlačítkem a stáhnout
    • můžeš označit i více složek nebo souborů, a najednou je stáhnout

  3. Vše ulož někam jinam

    • můžeš vše po stažení nechat ve svém počítači nebo nahrát do jiné služby (např. Zonerama)
    • nebo nahrát do jiného (neskautského = gmail.com) Google účtu (pomůže ti návod)
    • případně, jde-li o fotky ze skautské činnosti, můžeš je nahrát na “Sdílený disk” vaší jednotky (pomůže ti návod)
  4. Všechny složky s fotkami a videi z “Můj disk” odstraň
  5. Vysyp koš Google disku

Upozornění: Máš-li hodně fotek a videí různě rozmístěných napříč nejrůznějšími složkami, bude jejich mazání docela dost “klikání” a nějaký čas ti to zabere. Máš-li je přehledně ve složkách, stažení půjde rychleji. Řešení však nenechávej na poslední chvíli! Pokud všechno včas neodstraníš, tak po 1. dubnu 2025 dojde nejen k odstranění fotek a videí, ale i všech tvých ostatních dat a celého tvého uživatelského účtu.

4️⃣ Mám obsazeno více jak 30 GB dat

  1. Podívej se, co ti zabírá hodně místa

    • ve svém Google disku si zobraz informace o úložišti a obsazeném místu - drive.google.com/​drive/​quota
    • tvůj skautský Google účet nesmí zabírat více jak 30 GB (započítávají se data, fotky i e-maily)

  2. Máš-li obsazené místo fotkami a videi v Fotkách Google

    • postupuj podle návodu č. 1️⃣

  3. Jestliže máš celé složky fotek či videí uložené v rámci “Můj disk”

    • postupuj podle návodu č. 2️⃣

  4. Pokud máš prostě jen uloženo hodně různých dat v rámci “Můj disk”

    • najdi složky a soubory v “Můj disk”, které už nepotřebuješ a ty smaž (nebo stáhni a ulož jinam)
    • pomoct ti může také nalezení největších souborů - seznam je vidět v informacích o úložišti - drive.google.com/​drive/​quota
  5. Po odstranění složek a souborů nezapomeň vysypat koš

💡Tip: Máš-li ve svém účtu data přímo spojená se skautskou činností (oddílu, střediska, skautských akcí apod.), můžeš taková data přesunout na “Sdílené disky” vaší jednotky či akce. Nebudou tak zabírat místo ve tvém skautském Google účtu.

💡Tip: Pokud velkou část úložiště zabírá e-mailová schránka, vyfiltruj si v mailu zprávy s velkými přílohami a rozhodni se, jestli je stále potřebuješ. Jde-li o starý a nepotřebný obsah, klidně takové e-maily smaž.

Upozornění: Pokud data na tvém účtu nebudou zabírat méně jak 30 GB, tak po 1. dubnu 2025 dojde k odstranění všech tvých dat a celého tvého uživatelského účtu. Prosíme, nenechávej řešení na poslední chvíli! 

5️⃣ Kam s daty našich oddílů či střediska

Na skautské uživatelské Google účty osob a jednotek (příp. akcí) se sice vztahují nová pravidla s omezeními pro úložiště (je třeba je splnit nejpozději do 1. dubna 2025), ale je možné, že vedoucí či členky a členové mají (z minulosti trochu nešťastně) skautská data, fotky či videa uložena ve svých účtech. Pro taková data i nadále mají jednotky dostatek prostoru v rámci “Sdílených disků”, kam data ze skautské činnosti patří. 

Velmi doporučujeme střediskům i dalším OJ zřídit si své vlastní bezplatné doplňkové předplatné Google Workspace for Nonprofit, ve kterém získá místo až 100 TB pro data jednotky.

Není-li středisko či jiná OJ schopna si vlastní doplňkové předplatné Google Workspace for Nonprofit zřídit, pak lze použít “Sdílené disky” jednotek a akcí v rámci celostátních skautských Google služeb o kapacitě až 70 GB na každou skautskou jednotku. 

Právě na “Sdílené disky” pak můžete snadno přesunout všechna skautská data související s vaší činností. Můžou tam být i fotky a videa.

💡Tip: Pokud chcete přehledně fotky zobrazovat jako galerii i na vašem webu, využijte doplněk pro WordPress, který umí zobrazovat fotky i ze “Sdílených disků”. Není tedy potřeba mít fotky uložené u konkrétního uživatele v jeho složce “Můj disk” (tam podle nových pravidel už nepatří).

6️⃣Jak přesně je to s “obrázky” na disku - co patří a nepatří na “Můj disk”?

Podstatné je uvést, že nové podmínky nezakazují uživatelům na svůj skautský účet do “Můj disk” uložit jednotlivé obrázky či nějakou fotku (není rozhodující formát - např. jpg, png, webp). Nedochází totiž k omezení ukládání souborů určitého typu. Ale novými podmínkami je zakázáno ukládat celá alba fotek či videí - tedy není možné využívat úložiště “Můj disk” jako náhradu pro ukládání celých složek plných fotek z akcí či osobního života. 

Pomoci rozlišit, co lze a nelze na úložiště “Můj disk” do skautského účtu nahrát, mohou pomoci následující příklady: 

💡Příklad 1: Chystám si hru na schůzku, výpravu či tábor a na disku mám připravenou složku s podklady ke hře a v ní obrázek mapy. Tento obrázek na disku je v pořádku. Pokud ale na hře nafotím sérii fotek, jak děti plní různá stanoviště, tak tato složka fotek již nemá být uložena na ”Můj disk” u uživatele, ale stejně jako jiné fotky a data související se skautskou činností patří na “Sdílený disk” oddílu.

💡Příklad 2: Pokud jako lektor kurzu budu mít ve složce s přípravou programu několik fotek, nutných pro ilustraci mého tématu, nafocené osobní zápisky z porady apod., tak to jsou obrázky a fotky, které v rámci účtu na “Můj disk” nahrané mít můžu. Jestliže ale na kurzu nafotím sérii fotek, má tato fotogalerie z daného ročníku být uložena na “Sdíleném disku” pořádající jednotky nebo akce. Celé album fotek na úložiště “Můj disk” ve skautském účtu nepatří.

💡Příklad 3: Tvořím závěrečnou zprávu nějaké akce či projektu a na disku svého skautského účtu budu mít ve složce spolu s touto zprávou a dalšími materiály i výběr několika ilustračních fotek. To je v pořádku a v “Můj disk” to uložené mít můžu. Ale pokud byla na dané akci či v rámci realizace projektu pořízena fotodokumentace průběhu, tak celá tato složka s galerií má být umístěna na “Sdíleném disku” vaší jednotky.

7️⃣Kdo a jak kontroluje, co mám na disku skautského účtu?

Přestože nová pravidla používání skautských Google služeb říkají, že do jednotlivých uživatelských účtů nepatří celá alba fotek a videí a že účty nemají sloužit pro soukromé fotky, není to tak, že by někdo lustroval vaše data. Jde o pravidlo, které v první řadě spoléhá na naši zodpovědnost a závazek skautek a skautů držet se pravidel používání služeb. Nedochází tedy k žádnému procházení dat na účtech členek a členů ani neexistuje žádná komise, která by hodnotila, jestli fotka je nebo není se “skautským tématem”. 

Ústřední administrátoři skautských Google služeb však mají nástroje, které jim umožňují sledovat jak velké množství a jaký typ dat je do které služby ukládán. Máme tedy přehled, kolik který uživatel má obsazeného místa, jestli má více dat v e-mailu nebo v datovém úložišti či fotkách apod. V extrémní situaci (především v případě závažného podezření na porušování podmínek nebo pokud by nám to nařídil např. policie či soud) mají administrátoři k dispozici i nástroje s jejichž pomocí by mohli do uživatelského účtu vstoupit a takovou velmi nestandardní situaci řešit. Běžně ale vaše úložiště s konkrétním obsahem nikdo přístupné nemá.

8️⃣Proč padlo rozhodnutí o vypnutí služby Fotky Google?

Vypnutí služby Fotky Google je rozhodnutím ústředního IT týmu spravujícího celostátní skautské Google služby. Bylo vyvolané velmi rychle ubývajícím místem v našem společném úložišti (jeho limit je dán podmínkami společnosti Google) a vycházelo z analýzy toho, kde za poslední měsíce (až rok) najednou došlo k tam obrovskému nárůstu uložených dat v našem předplatném. Ukázalo se, že jako uživatelé skautských služeb jsme ve velkém začali zálohovat fotky a videa do služby Fotky Google, což ale z kapacitních důvodů začalo ohrožovat budoucí dostupnost všech skautských Google služeb. Navíc v kombinaci s naší rostoucí členskou základnou a tím, že mnoho telefonů má automaticky nastaveno zálohování fotek do cloudového úložiště, bylo by to již dále neudržitelné. 

Klíčové je zachovat členské základně možnost získat uživatelský účet s atraktivní adresou skaut.cz, který má sloužit primárně pro komunikaci nejen uvnitř organizace ale i na venek. A také umožnit členkám a členům spolupráci na dokumentech a věcech ke skautské činnosti. Ne ukládání celých alb (a už vůbec ne soukromých bez vazby na skauting) do skautských uživatelských účtů. 

S výše popsaným důvodem vypnutí služby Fotky Google pak ještě souvisí i úprava podmínek pro nahrávání celých alb fotek a videí na úložiště “Můj disk” (viz bod 6️⃣). Neboť z některých dřívějších případů, které jsme měli příležitost na skautské podpoře konzultovat, se ukazovalo, že by část uživatelů “zálohy fotek” přesunula z Fotek Google a dál je nahrávala na “Můj disk”. A tak by nemuselo dojít k dostatečné úspoře místa ve skautském úložišti, což by opět ohrozilo používání služeb pro všechny. Proto není dovoleno na “Můj disk” nahrávat celé složky fotek a videí - soukromé mají být uloženy zcela mimo skautský účet a ty spojené s činností jednotky či akce patří na “Sdílený disk” jednotky. 

9️⃣Lze navýšit prostor ve skautském účtu či celém předplatném?

Přestože na čistě soukromých gmail.com uživatelských účtech Google umožňuje za peníze navyšovat velikost úložiště (program Google One), v rámci skautského předplatného Google Workspace (ve verzi Education, kterou používáme) to možné není. I kdybychom chtěli a jednotliví uživatelé by byli ochotni si místo připlatit, takto individuálně to možné není.

Ve věci jsme oslovili i vedení české pobočky Google (přímým kontaktem s jejím ředitelem). A přestože by nám rádi vyšli vstříc (a v různých věcech vycházejí a podporují nás), tak takové individuální dokupování prostoru konkrétními jednotlivci možné není. V rámci vylepšování “firemních předplatných” sice postupně Google zavádí možnost dokupovat prostor pro celou organizaci (je to dostupné už např. ve verzi “nonprofit” - pro neziskové organizace), ale i tato nezisková cena je velmi vysoká. Prostor se musí dokupovat po balících 10 TB a to stojí přes 90 tisíc Kč za rok. I kdyby tedy (na základě vstřícné spolupráce českého Google) bylo toto dokoupení možné v budoucnu pro naše skautské předplatné, nebylo by při zachování možnosti a dosavadní rychlosti ukládání fotek a videí do účtů uživatelů, toto pro nás finančně udržitelné (první navýšení a platba pro rok 2025 by odhadem vycházela na 270 tisíc Kč, v dalším roce již více jak 0,5 milionu a během tří až pěti let bychom museli jako organizace doplácet - i při neziskových cenách - několik milionů Kč ročně).

Proto je vhodnější, aby si jednotky ukládaly fotky a videa na “Sdílené disky” a k tomu si případně zřizovala vlastní doplňková předplatná pro neziskové organizace. Tím totiž střediska (a další OJ) získají pro sebe až 100 TB místa zdarma.

1️⃣0️⃣ Proč nemusí být vhodné skautský e-mail používat jako primární účet v telefonu či pro osobní komunikaci?

Skautský e-mail (Google účet) můžete používat pro komunikaci, přihlašování do různých služeb i další věci dle vašeho uvážení. Přesto v podmínkách upozorňujeme, že nemusí být úplně ideálního skautskou e-mailovou adresu používat jako hlavní e-mail pro veškeré osobní věci nebo jako hlavní účet k přihlášení v telefonu. Toto doporučení vychází z toho, že pokud byste jednou přestali být členy naší organizace Junák - český skaut, ztratíte na jeho existenci a používání nárok a bude zrušen (protože je to benefit pro členky a členy a to po ukončení členství už nebudeš). Je to tedy obdobné, jako doporučení, aby osoby ve svém zaměstnání či škole nepoužívaly pracovní/školní e-mail jako hlavní, protože až změní zaměstnání nebo dostudují, tak o ten e-mail také přijdou. 

Tedy ani nové podmínky nezakazují používat skautskou e-mailovou adresu jako hlavní pro “jakoukoliv komunikaci” či pro přihlášení do mobilu apod. Pouze upozorňujeme, že to může být problematické, pokud jednou v budoucnu dojde k ukončení členství osoby (svým vlastním rozhodnutím o ukončení členství) a tím o skautský e-mail přijde.

1️⃣1️⃣ Jak poznám, které soubory na Disku mi zabírají místo (vlastním je já)?

Do limitu obsazeného místa uživatele se počítá vše, co daný uživatel sám nahrál v rámci Disku Google (na webu či mobilní aplikaci) a je označen jako vlastník a to včetně dat nahraných do složek, které uživateli nasdílel někdo jiný ze svého disku. To může vést k tomu, že má uživatel soubory nahrané v cizí složce, na kterou si neuložil zástupce (dají se najít přes vyhledávání či v rámci části “Sdíleno se mnou”) a přesto zabírají místo z jeho úložiště “Můj disk”. Google bohužel v tomhle dělá už dlouhé roky uživatelům zmatek a nepomáhá tomu ani to, jak služby označuje skoro stejnými názvy a přitom mohou mít ve vztahu k datům úplně jiné významy a funkčnost.

Přímo uživatelem vlastněné soubory (příp. složky) lze snadno poznat tak, že je u souborů přímo uveden uživatelův účet jako “vlastník” (je to vidět v seznamu souborů při řádkovém zobrazení a stejně tak případně v nastavení sdílení takového souboru či složky). S hledáním souborů, které jako uživatelé vlastníte může pomoci zobrazení obsazeného místa pod položkou "Úložiště", kde jsou vypsané vlastněné soubory (a tedy zabírající osobní místo) bez ohledu na konkrétní umístění, navíc jsou seřazené od největšího k nejmenšímu. Také se může hodit možnost vyhledání všech multimediální souborů, které uživatel vlastní a přitom nejsou uloženy přímo ve vlastních složkách. To lze udělat vyhledáním textu: owner:me type:video type:image případně jakékoliv soubory, které vlastníte a jsou uloženy v nahodilých místech, třeba i bez složek: owner:me is:unorganized

Do limitu se nepočítají soubory, které vlastní někdo jiný (takový vlastník je u nich opět uveden a nebude to váš uživatelský účet). Stejně tak se do limitu konkrétního uživatele nepočítají žádná data nahraná  na "Sdílené disky" (je to úplně jiný položka v menu než "Můj disk"). A to ani v případě, že vám někdo ze “Sdíleného disku” sdílí jen nějakou složku, do které můžete data nahrávat. U dat na “Sdíleném disku” totiž není uveden žádný konkrétní uživatel jako “Vlastník” a tedy žádnému konkrétnímu uživateli data místo nezabírají. Data patří jednotce (příp. akci), které patří daný sdílený disk.

1️⃣2️⃣ Proč musí uživatelé sami odstranit fotky a videa a neudělá to ústřední administrátor?

Přestože Google služby (skautské i jiné) poskytují mnoho nástrojů a funkcí, některé bohužel nemají nebo nefungují tak, jak by si někteří uživatelé představovali. A tak je to i s nástroji, které Google poskytuje ústředním správcům skautských Google služeb. Bohužel neexistuje žádný nástroj, který by umožnil administrátorům na účtu jednotlivých uživatelů smazat pouze obsah uložený do aplikace Fotky Google nebo v rámci osobního úložiště “Můj disk” smazat jen část dat (fotky a videa). Proto je nutné, aby jednotliví uživatelé taková data odstranili sami, protože jen oni to mohou na svém uživatelském účtu udělat. Pokud toto neudělají nejpozději do 1. dubna 2025, nezbyde ústředním administrátorům nic jiného, než takový účet zcela odstranit a to se všemi daty. Jinak nemůže ústřední admin dosáhnout toho, aby nedocházelo k porušování podmínek a došlo uvolnění místa obsazeného fotkami a videi v daném uživatelském účtu. I proto uživatelkám a uživatelům posíláme e-mail s upozorněním (první rozesláno cca v polovině ledna), pokud jejich účet zatím nové podmínky nesplňuje a věděli, že mají věc ve svém účtu vyřešit. 

1️⃣3️⃣ Kdo vidí alba, komu patří a zabírají místo v rámci Fotek Google?

Pokud jste používali na skautském Google účtu aplikaci Fotky Google a v ní i alba, možná jste je sdíleli s jinými uživateli nebo oni s vámi. Jak tedy poznat, co vám ještě zabírá místo a čí jsou které věci? Stačí si zobrazit přehled alb (např. na https://photos.google.com/​albums) a zde můžete kliknutím na “Moje alba” zobrazit všechna ta, která jste vytvořili vy (mohou a nemusí být sdílena s někým dalším), případně kliknutím na “Sdíleno se mnou” jen tak, která vám někdo jiný nasdílel. Pokud jde o sdílené album (jedno, zda vytvořené vámi nebo někým jiným), tak při jeho prohlížení u každé fotky vlevo dole uvidíte, kdo ji do alba nahrál. A právě tomuto uživateli daná fotka zabírá místo. 

Jednotlivá alba se ve skutečnosti skládají pouze z fotek a videí, které máte nahrané do služby Fotky Google a běžně je jednotlivě najdete i přímo v části “Fotky”. Pokud tedy nějakou svou fotku či video smažete, zmizí i ze všech alb, kde byla zobrazena (v principu může být jedna fotka/​video zařazeno i do více alb).

Pokud smažete album, které jste sami vytvořili a s někým sdíleli, tak se odstraní jen toto album, ale fotky a videa v něm uložená ve vašem účtu zůstanou. Stejně tak zůstanou fotky a videa ostatních uživatelů v jejich účtem, pokud jste s nimi album sdíleli. Pouze už nebude existovat album, do kterého byly věci zařazeny. Samotné smazání alb tedy neušetří žádné místo, je nutné odstranit jednotlivé fotky a videa přímo v rámci části “Fotky” (případně v části “Archiv”, pokud jste si v minulosti nějaké archivovali). 

Poznámka: Až v dubnu 2025 dojde k vypnutí služby Fotky Google, tak už nebudete mít ve svém skautském účtu k této službě vůbec přístup a neuvidíte tedy ani žádná cizí alba, která vám v minulosti někdo sdílel. Pokud v takových albech jsou fotky, které chcete mít zachovány (a máte na to svolení autora), doporučujeme stáhnout si celé takové album a uložit si ho někam jinam mimo skautský účet, abyste nepřišli ani o takové “cizí” fotky.

1️⃣4️⃣ Co střediskům poskytuje doplňkové Google Workspace předplatné a lze tam mít účty osob?

Všechna střediska i další organizační jednotky (a jejich prostřectvím nich i akce a další skautské projekty) mohou mít vlastní “Sdílené disky” celkem až se 100 TB (více jak tisíckrát více místa než můžeme na “Sdílený disk” poskytnout v rámci celostátního předplatného, kde je max. 70 GB na jednotku). To je prostor, který velmi doporučujeme a je vhodný pro ukládání všech skautských dat včetně fotek a videí ze skautské činnosti. Více viz odpověď na otázku 5️⃣ výše.

Pokud vás zajímá přehledné srovnání funkcí a dostupných služeb, výhod, omezení i pro jaké účely a uživatele lze co používat, podívejte se na Křižovatku do tabulky porovnání verzí Google služeb. 

V rámci doplňkového Google předplatného “nonprofit” doporučujeme jednotkám používat hlavně pro vlastní “Sdílené disky” a jednotlivým uživatelům nechat účty v rámci celostátního předplatného (spravované přes skautIS). Jen lze mít e-mailové adresy @skaut.cz, @skautka.cz apod. Z pohledu používání služeb budou mít uživatelé přístup ke všem “Sdíleným diskům”, které jim budou zpřístupněny jednotkou a budou s nimi pracovat úplně standardně jako dosud ze svého skautského účtu.

Pokud bude organizační jednotka chtít, může ve svém doplňkovém předplatném zřizovat i uživatelské účty pro jednotlivé osoby. Ale je nutné pamatovat, že účty nepůjde spravovat přes skautIS a bude to muset jednotka dělat ručně v administraci Google. Navíc ve vlastním předplatném mohou mít účty jen dospělé osoby (to je dáno podmínkami společnosti Google). A také e-mailová adresa účtů ve vlastním předplatném nebude moci být @skaut.cz či @skautka.cz, protože není možné provozovat jednu doménu napříč různými službami (tak internet bohužel nefunguje), uživatelé budou muset mít účty s nějakou střediskovou adresou (doménou). Na druhou stranu pravidla, jaké služby a jaké limity budou jednotlivé “Sdílené disky”, případně i jednotliví uživatelé, mít, si může středisko (OJ) nastavit dle svého uvážení. Jen upozorníme, že služba Fotky Google sice lze účtům povolit, ale není přímou součástí Google Workspace “nonprofit”, ale je to služba řídící se dalšími samostatnými podmínkami (podobně jako třeba YouTube, Google Mapy a stovky dalších služeb) a data v ní jsou tedy “pod kontrolou” jednotlivých uživatelů a ne jednotky. 

Nevíte si rady s jinou situací?

Kontaktujte skautskou technickou podporu na e-mail podpora@skaut.cz nebo se zapojte v diskuzním vláknu na SkautFóru na Facebooku. Pokusíme se vám pomoci. Časté dotazy pak s odpovědí doplníme i do tohoto článku.

Ondřej Peřina (Jerry)
zpravodaj VRJ pro ICT a organizaci

Nejnovější zprávy

Mohlo by tě zajímat

Zkus jiné téma