🔍Proč mám něco řešit?
Protože počátkem roku 2025 dochází k významným změnám pravidel používání skautských Google služeb, a tak je nutné nejpozději do 1. dubna 2025 📅 mít uživatelský účet v pořádku. Pokud nebude tvůj skautský Google účet do uvedeného data v souladu s novými pravidly, budou ⚠️ tvá data nevratně odstraněna a spolu s nimi i tvůj skautský e-mail.
Více informací k důvodům změn i podrobném nastavení nových pravidel najdeš
⏩v článku na Zpravodajství
📑Seznam otázek a odpovědí
(aktualizováno 10. ledna 2025)
V článku níže najdete odpovědi a návody řešící následující témata:
- Jak zjistit obsazené místo (1️⃣)
- Mám osobní účet a v něm používám Fotky Google (2️⃣)
- Mám fotky a videa uložené ve složkách na “Můj účet” (3️⃣)
- Mám obsazeno více jak 30 GB dat (4️⃣)
- Kam s daty našich oddílů či střediska (5️⃣)
- Jak přesně je to s “obrázky” na disku - co patří a nepatří na “Můj disk”? (6️⃣)
- Kdo a jak kontroluje, co mám na disku skautského účtu? (7️⃣)
- Proč padlo rozhodnutí o vypnutí služby Fotky Google? (8️⃣)
- Lze navýšit prostor ve skautském účtu či celém předplatném? (9️⃣)
Článek postupně doplňujeme o další témata, na která se uživatelé a uživatelky často ptají.
Jak vyřešit konkrétní situace?
1️⃣Jak zjistit obsazené místo
Než začneš řešit jakoukoliv situaci níže, zkontroluj si, kolik dat máš ve svém skautském Google účtu uloženo, případně zda máš nějaké fotografie či videa uložené v Fotkách Google.
Obsazené místo lze snadno zjistit na Google Disku ve správě úložiště:
- pracuj ve svém skautském účtu
- podívej se na stav úložiště (drive.google.com/drive/quota)
Barevný proužek ukazuje, kolik dat máš v končící aplikaci Fotky Google (žlutá část), kolik v rámci “Můj disk” (modrá) a jaký prostor zabírá e-mail (červená). Najetím nad příslušnou část získáš podrobnější informace.
Podrobný návod také najdeš v naší nápovědě.
2️⃣ Mám osobní účet a v něm používám Fotky Google
Varianta A) Stažení fotek a alb do počítače a nahrání jinam
Stáhni si všechny fotky a videa uložená ve Fotkách Google (Google Photos)
- využij export všech fotek a videí pomocí takeout.google.com (pomůže ti návod)
- nebo chceš-li stáhnout jen pár fotek či alb, můžeš to udělat i na photos.google.com (pomůže ti návod)
Vše ulož někam jinam
- můžeš vše po stažení nechat ve svém počítači nebo nahrát do jiné služby (např. Zonerama)
- nebo nahrát do jiného (neskautského = gmail.com) Google účtu (pomůže ti návod)
- případně, jde-li o fotky ze skautské činnosti, můžeš je nahrát na “Sdílený disk” vaší jednotky (pomůže ti návod)
Nakonec všechny fotky a videa odstraň
- odstranit fotky lze na webu photos.google.com nebo v mobilní aplikaci Fotky Google (v ní lze změnit rozvržení zobrazení na “Měsíční” a dají se označovat jedním kliknutím celé měsíce) (pomůže ti návod)
- a nakonec nezapomeň vysypat koš (pomůže ti návod)
Varianta B) Přesun fotek do jiného účtu pomocí “sdílení s partnerem”
Tato cesta umožní zkopírovat fotky a videa z Fotek Google z jednoho Google účtu do druhého, aniž byste je museli stahovat do počítače. Bohužel Google tímto způsobem neumí přenést alba. (s řešením ti pomůže návod)
Nastav "sdílení s partnerem” na webu Fotky Google (Google Photos)
- jdi na photos.google.com a přihlas se skautským účtem
- v nastavení povol sdílení s partnerem (dočasně jsme změnili nastavení, aby toto mohli využít i osoby mladší 18 let, což běžně Google neumožňuje)
- zvolte cílový Google účet - to bude nějaký jiný, zpravidla váš soukromý Google účet
Přijměte fotky v cílovém Google účtu
- nyní se na photos.google.com a přihlas svým soukromým Google účtem
- přijměte pozvánku ke sdílení s partnerem a nechte pouze fotky přijmout
- zapněte automatické ukládání všech fotek, čímž Google zajistí zkopírování i se všemi informacemi
Nakonec všechny fotky a videa ve skautském účtu odstraň
- odstranit fotky ve skautském účtu lze na webu photos.google.com nebo v mobilní aplikaci Fotky Google (v ní lze změnit rozvržení zobrazení na “Měsíční” a dají se označovat jedním kliknutím celé měsíce) (pomůže ti návod)
- a nakonec nezapomeň vysypat koš (pomůže ti návod)
Upozornění: Máš-li hodně fotek a videí, bude jejich mazání docela dost “klikání” a nějaký čas ti to zabere. Nenechávej tedy řešení na poslední chvíli! Pokud všechno včas neodstraníš, tak po 1. dubnu 2025 dojde nejen k odstranění tvých Fotek Google, ale i celého tvého uživatelského účtu.
3️⃣Mám fotky a videa uložené ve složkách na “Můj účet”
Najdi všechna místa, kde máš v rámci “Můj disk” uložené fotky či videa
(💡poznámka: jednotlivé obrázky/fotky, např. s poznámkami z porad, na disku zůstat můžou, nesmí tam však zůstat celé složky plné fotografií a videí)
- nahráváš-li je do složek, víš, do které složky se máš podívat
nemáš-li jistotu, můžeš vyhledat všechny své fotky a videa uložená kdekoliv na Google disku vyhledáním textu
type:image type:video owner:me
Fotky a videa si stáhni do počítače
- stačí kliknout na složku pravým tlačítkem a stáhnout
- můžeš označit i více složek nebo souborů, a najednou je stáhnout
Vše ulož někam jinam
- můžeš vše po stažení nechat ve svém počítači nebo nahrát do jiné služby (např. Zonerama)
- nebo nahrát do jiného (neskautského = gmail.com) Google účtu (pomůže ti návod)
- případně, jde-li o fotky ze skautské činnosti, můžeš je nahrát na “Sdílený disk” vaší jednotky (pomůže ti návod)
- Všechny složky s fotkami a videi z “Můj disk” odstraň
- Vysyp koš Google disku
Upozornění: Máš-li hodně fotek a videí různě rozmístěných napříč nejrůznějšími složkami, bude jejich mazání docela dost “klikání” a nějaký čas ti to zabere. Máš-li je přehledně ve složkách, stažení půjde rychleji. Řešení však nenechávej na poslední chvíli! Pokud všechno včas neodstraníš, tak po 1. dubnu 2025 dojde nejen k odstranění fotek a videí, ale i všech tvých ostatních dat a celého tvého uživatelského účtu.
4️⃣ Mám obsazeno více jak 30 GB dat
Podívej se, co ti zabírá hodně místa
- ve svém Google disku si zobraz informace o úložišti a obsazeném místu - drive.google.com/drive/quota
- tvůj skautský Google účet nesmí zabírat více jak 30 GB (započítávají se data, fotky i e-maily)
Máš-li obsazené místo fotkami a videi v Fotkách Google
- postupuj podle návodu č. 1️⃣
Jestliže máš celé složky fotek či videí uložené v rámci “Můj disk”
- postupuj podle návodu č. 2️⃣
Pokud máš prostě jen uloženo hodně různých dat v rámci “Můj disk”
- najdi složky a soubory v “Můj disk”, které už nepotřebuješ a ty smaž (nebo stáhni a ulož jinam)
- pomoct ti může také nalezení největších souborů - seznam je vidět v informacích o úložišti - drive.google.com/drive/quota
- Po odstranění složek a souborů nezapomeň vysypat koš
💡Tip: Máš-li ve svém účtu data přímo spojená se skautskou činností (oddílu, střediska, skautských akcí apod.), můžeš taková data přesunout na “Sdílené disky” vaší jednotky či akce. Nebudou tak zabírat místo ve tvém skautském Google účtu.
💡Tip: Pokud velkou část úložiště zabírá e-mailová schránka, vyfiltruj si v mailu zprávy s velkými přílohami a rozhodni se, jestli je stále potřebuješ. Jde-li o starý a nepotřebný obsah, klidně takové e-maily smaž.
Upozornění: Pokud data na tvém účtu nebudou zabírat méně jak 30 GB, tak po 1. dubnu 2025 dojde k odstranění všech tvých dat a celého tvého uživatelského účtu. Prosíme, nenechávej řešení na poslední chvíli!
5️⃣ Kam s daty našich oddílů či střediska
Na skautské uživatelské Google účty osob a jednotek (příp. akcí) se sice vztahují nová pravidla s omezeními pro úložiště (je třeba je splnit nejpozději do 1. dubna 2025), ale je možné, že vedoucí či členky a členové mají (z minulosti trochu nešťastně) skautská data, fotky či videa uložena ve svých účtech. Pro taková data i nadále mají jednotky dostatek prostoru v rámci “Sdílených disků”, kam data ze skautské činnosti patří.
Velmi doporučujeme střediskům i dalším OJ zřídit si své vlastní bezplatné doplňkové předplatné Google Workspace for Nonprofit, ve kterém získá místo až 100 TB pro data jednotky.
Není-li středisko či jiná OJ schopna si vlastní doplňkové předplatné Google Workspace for Nonprofit zřídit, pak lze použít “Sdílené disky” jednotek a akcí v rámci celostátních skautských Google služeb o kapacitě až 70 GB na každou skautskou jednotku.
Právě na “Sdílené disky” pak můžete snadno přesunout všechna skautská data související s vaší činností. Můžou tam být i fotky a videa.
💡Tip: Pokud chcete přehledně fotky zobrazovat jako galerii i na vašem webu, využijte doplněk pro WordPress, který umí zobrazovat fotky i ze “Sdílených disků”. Není tedy potřeba mít fotky uložené u konkrétního uživatele v jeho složce “Můj disk” (tam podle nových pravidel už nepatří).
6️⃣Jak přesně je to s “obrázky” na disku - co patří a nepatří na “Můj disk”?
Podstatné je uvést, že nové podmínky nezakazují uživatelům na svůj skautský účet do “Můj disk” uložit jednotlivé obrázky či nějakou fotku (není rozhodující formát - např. jpg, png, webp). Nedochází totiž k omezení ukládání souborů určitého typu. Ale novými podmínkami je zakázáno ukládat celá alba fotek či videí - tedy není možné využívat úložiště “Můj disk” jako náhradu pro ukládání celých složek plných fotek z akcí či osobního života.
Pomoci rozlišit, co lze a nelze na úložiště “Můj disk” do skautského účtu nahrát, mohou pomoci následující příklady:
💡Příklad 1: Chystám si hru na schůzku, výpravu či tábor a na disku mám připravenou složku s podklady ke hře a v ní obrázek mapy. Tento obrázek na disku je v pořádku. Pokud ale na hře nafotím sérii fotek, jak děti plní různá stanoviště, tak tato složka fotek již nemá být uložena na ”Můj disk” u uživatele, ale stejně jako jiné fotky a data související se skautskou činností patří na “Sdílený disk” oddílu.
💡Příklad 2: Pokud jako lektor kurzu budu mít ve složce s přípravou programu několik fotek, nutných pro ilustraci mého tématu, nafocené osobní zápisky z porady apod., tak to jsou obrázky a fotky, které v rámci účtu na “Můj disk” nahrané mít můžu. Jestliže ale na kurzu nafotím sérii fotek, má tato fotogalerie z daného ročníku být uložena na “Sdíleném disku” pořádající jednotky nebo akce. Celé album fotek na úložiště “Můj disk” ve skautském účtu nepatří.
💡Příklad 3: Tvořím závěrečnou zprávu nějaké akce či projektu a na disku svého skautského účtu budu mít ve složce spolu s touto zprávou a dalšími materiály i výběr několika ilustračních fotek. To je v pořádku a v “Můj disk” to uložené mít můžu. Ale pokud byla na dané akci či v rámci realizace projektu pořízena fotodokumentace průběhu, tak celá tato složka s galerií má být umístěna na “Sdíleném disku” vaší jednotky.
7️⃣Kdo a jak kontroluje, co mám na disku skautského účtu?
Přestože nová pravidla používání skautských Google služeb říkají, že do jednotlivých uživatelských účtů nepatří celá alba fotek a videí a že účty nemají sloužit pro soukromé fotky, není to tak, že by někdo lustroval vaše data. Jde o pravidlo, které v první řadě spoléhá na naši zodpovědnost a závazek skautek a skautů držet se pravidel používání služeb. Nedochází tedy k žádnému procházení dat na účtech členek a členů ani neexistuje žádná komise, která by hodnotila, jestli fotka je nebo není se “skautským tématem”.
Ústřední administrátoři skautských Google služeb však mají nástroje, které jim umožňují sledovat jak velké množství a jaký typ dat je do které služby ukládán. Máme tedy přehled, kolik který uživatel má obsazeného místa, jestli má více dat v e-mailu nebo v datovém úložišti či fotkách apod. V extrémní situaci (především v případě závažného podezření na porušování podmínek nebo pokud by nám to nařídil např. policie či soud) mají administrátoři k dispozici i nástroje s jejichž pomocí by mohli do uživatelského účtu vstoupit a takovou velmi nestandardní situaci řešit. Běžně ale vaše úložiště s konkrétním obsahem nikdo přístupné nemá.
8️⃣Proč padlo rozhodnutí o vypnutí služby Fotky Google?
Vypnutí služby Fotky Google je rozhodnutím ústředního IT týmu spravujícího celostátní skautské Google služby. Bylo vyvolané velmi rychle ubývajícím místem v našem společném úložišti (jeho limit je dán podmínkami společnosti Google) a vycházelo z analýzy toho, kde za poslední měsíce (až rok) najednou došlo k tam obrovskému nárůstu uložených dat v našem předplatném. Ukázalo se, že jako uživatelé skautských služeb jsme ve velkém začali zálohovat fotky a videa do služby Fotky Google, což ale z kapacitních důvodů začalo ohrožovat budoucí dostupnost všech skautských Google služeb. Navíc v kombinaci s naší rostoucí členskou základnou a tím, že mnoho telefonů má automaticky nastaveno zálohování fotek do cloudového úložiště, bylo by to již dále neudržitelné.
Klíčové je zachovat členské základně možnost získat uživatelský účet s atraktivní adresou skaut.cz, který má sloužit primárně pro komunikaci nejen uvnitř organizace ale i na venek. A také umožnit členkám a členům spolupráci na dokumentech a věcech ke skautské činnosti. Ne ukládání celých alb (a už vůbec ne soukromých bez vazby na skauting) do skautských uživatelských účtů.
S výše popsaným důvodem vypnutí služby Fotky Google pak ještě souvisí i úprava podmínek pro nahrávání celých alb fotek a videí na úložiště “Můj disk” (viz bod 6️⃣). Neboť z některých dřívějších případů, které jsme měli příležitost na skautské podpoře konzultovat, se ukazovalo, že by část uživatelů “zálohy fotek” přesunula z Fotek Google a dál je nahrávala na “Můj disk”. A tak by nemuselo dojít k dostatečné úspoře místa ve skautském úložišti, což by opět ohrozilo používání služeb pro všechny. Proto není dovoleno na “Můj disk” nahrávat celé složky fotek a videí - soukromé mají být uloženy zcela mimo skautský účet a ty spojené s činností jednotky či akce patří na “Sdílený disk” jednotky.
9️⃣Lze navýšit prostor ve skautském účtu či celém předplatném?
Přestože na čistě soukromých gmail.com uživatelských účtech Google umožňuje za peníze navyšovat velikost úložiště (program Google One), v rámci skautského předplatného Google Workspace (ve verzi Education, kterou používáme) to možné není. I kdybychom chtěli a jednotliví uživatelé by byli ochotni si místo připlatit, takto individuálně to možné není.
Ve věci jsme oslovili i vedení české pobočky Google (přímým kontaktem s jejím ředitelem). A přestože by nám rádi vyšli vstříc (a v různých věcech vycházejí a podporují nás), tak takové individuální dokupování prostoru konkrétními jednotlivci možné není. V rámci vylepšování “firemních předplatných” sice postupně Google zavádí možnost dokupovat prostor pro celou organizaci (je to dostupné už např. ve verzi “nonprofit” - pro neziskové organizace), ale i tato nezisková cena je velmi vysoká. Prostor se musí dokupovat po balících 10 TB a to stojí přes 90 tisíc Kč za rok. I kdyby tedy (na základě vstřícné spolupráce českého Google) bylo toto dokoupení možné v budoucnu pro naše skautské předplatné, nebylo by při zachování možnosti a dosavadní rychlosti ukládání fotek a videí do účtů uživatelů, toto pro nás finančně udržitelné (první navýšení a platba pro rok 2025 by odhadem vycházela na 270 tisíc Kč, v dalším roce již více jak 0,5 milionu a během tří až pěti let bychom museli jako organizace doplácet - i při neziskových cenách - několik milionů Kč ročně).
Proto je vhodnější, aby si jednotky ukládaly fotky a videa na “Sdílené disky” a k tomu si případně zřizovala vlastní doplňková předplatná pro neziskové organizace. Tím totiž střediska (a další OJ) získají pro sebe až 100 TB místa zdarma.
Nevíte si rady s jinou situací?
Kontaktujte skautskou technickou podporu na e-mail podpora@skaut.cz nebo se zapojte v diskuzním vláknu na SkautFóru na Facebooku. Pokusíme se vám pomoci. Časté dotazy pak s odpovědí doplníme i do tohoto článku.
Ondřej Peřina (Jerry)
zpravodaj VRJ pro ICT a organizaci
