Ač dopředu nebylo známo, v jakém pořadí bude stát během ledna až března 2023 zřizovat nové datové schránky, nyní už je jasné, že mezi prvními jsou i naše skautské organizační jednotky. Na konci ledna mělo totiž datovou schránku zřízeno již téměř 90 % našich pobočných spolků. Že už je zřízena datovka právě vašeho střediska si můžete ověřit ve veřejném seznamu.
Přišel ti dopis se žlutým pruhem? Věnuj mu pozornost!
Datová schránka je státem povinně zřizována všem skautským organizačním jednotkám. Pokud jste si ji v minulosti zatím sami nezřídili. Jsi-li statutárním orgánem (vedoucím OJ), pak ti téměř jistě v lednu domů dorazil (nebo ještě v dalších týdnech dorazí) doporučený dopis do vlastních rukou se žlutým pruhem. V něm najdeš informace o zřízené datové schránce vaší jednotky a také své vlastní přístupové údaje pro první přihlášení. (Poznámka: máš-li dobrovolně svou osobní datovou schránku, dopis ti nepřijde papírově, ale dorazí do tvé osobní datovky.)
Jestli jste si tento dopis ještě nevyzvedli, co nejdříve tak udělejte! Na poště na vás totiž bude čekat maximálně 10 dní, a pak nastane tzv. fikce doručení - vaše nová datová schránka se následně sama aktivuje nejpozději za 15 dní (bez ohledu na to, zda se do ní přihlásíte či nikoliv), doporučený dopis se přitom vrátí zpět odesílateli aniž byste si ho stihli přečíst.
Upozornění: Pokud jste si dopis skutečně nestihli vyzvednout, budete muset dojít na CzechPOINT a tam požádat o vygenerování nových přístupových údajů (více v informacích k datovým schránkám na Křižovatce).
Kdo má do datové schránky přístup?
Na začátku do datové schránky organizační jednotky bude mít přístup pouze její vedoucí. Nikomu jinému (než statutárnímu orgánu zapsanému ve spolkovém rejstříku) stát automaticky přístupové údaje nevytvoří a nepošle.
Je proto potřeba, aby se vedoucí ke svým přístupovým údajům co nejdříve dostal, datovou schránku aktivoval a následně už může nastavit přístup i dalším osobám. Velmi doporučujeme, aby měl přístup nejen vedoucí organizační jednotky, ale vždy i jeho zástupce (či zástupci), případně i další dobrovolníci, kteří mají mít možnost za jednotku oficiálně komunikovat (může to být např. hospodář, osoba, která se stará o dotace od města apod.)
Jak provést aktivaci a první nastavení datové schránky?
Na Skautské křižovatce je kompletní a aktualizovaný návod, jak postupovat při aktivaci i nastavení nové datové schránky. Najdete tam ukázku dopisu, který vám přijde, obrázky provázející nastavením a základním prostředím datových schránek i mnohé další tipy a užitečné informace.
Jakmile je datová schránka vaší organizační jednotky aktivní (je jedno, jestli jste se do ní skutečně přihlásili, nebo jen uplynula doba od fikce doručení přístupových údajů aniž byste se přihlásili), můžete z ní začít jménem vaší jednotky zprávy odesílat, ale hlavně vám do ní začnou chodit zprávy od ostatních - nejčastěji od úřadů.
Zároveň platí, že pokud máte již datovou schránku aktivní a budete podávat daňové přiznání, je nutné ho odevzdávat v předepsaném elektronickém formátu a nelze ho již odevzdat papírově. Informace k této problematice i konkrétní zkušenosti s používáním datových schránek skautskými jednotkami najdete v dřívějším článku.
Přehled všech výhod i případných dílčích úskalí a tipů, jak úspěšně datovou schránku střediska používat, najdete v sekci Datová schránka na Křižovatce.
Máte dotazy či nejasnost?
Neváhejte se na nás obrátit e-mailem na podpora@skaut.cz, pokusíme se vám pomoci.
Ondřej Peřina (Jerry)
zpravodaj VRJ pro ICT a organizaci
