Jsme přesvědčení, že nemá cenu čekat až na automatické založení někdy během ledna až března 2023, ale založit si datovou schránku “na žádost” už nyní má smysl. Budete tak mít první nastavení a používání schránky zcela pod kontrolou. Díky tomu se vám například nestane, že budete muset odevzdat daňové přiznání neplánovaně elektronicky, protože vám už stát na poslední chvíli datovou schránku zřídit, ale vy ještě nemáte vhodně nastavené přístupy potřebných lidí. Stejně tak budete moci ihned začít datovku používat pro bezplatnou a zaručenou komunikaci s úřady, což se bude hodit už počátkem roku třeba pro blížící se letní tábory. 

Abychom ukázali, že není důvod se datové schránky bát, přinášíme několik konkrétních tipů a rad, jak datovou schránku úspěšně používat. Celý článek navíc doplňujeme reálnými zkušenostmi z prostředí skautských jednotek a dobrovolníků, kteří s datovou schránkou už léta pracují.

Zprávy jsou doručeny ihned a úřadům zcela zdarma 

Jakmile má středisko datovou schránku, může jednoduše a bezplatně komunikovat se všemi úřady. Zprávy se posílají zdarma a jsou úřadům doručeny obratem. Vy si navíc můžete zobrazit doručenku, která jasně prokazuje, že byla zpráva na úřad dodána. Už žádný ztracený dopis nebo e-mail bez potvrzení. Díky tomu se administrativa s posíláním různých oznámení a dopisů třeba k pořádání letních táborů výrazně zrychlí, zjednoduší a bude zcela bezplatná.

Pokud něco pošlou úřady do datové schránky středisku, obratem vám přijde upozornění na váš e-mail (viz dále) a považuje se za „doručené“ okamžikem přihlášení uživatele do datové schránky (jestliže se do datovky nepodíváte včas, tak nejpozději do 10 dnů, tedy stejná fikce doručení jako u papírového dopisu, který musíte vyzvednout na poště). Na rozdíl od papírového dopisu však nikam nemusíte chodit a zprávu si přečtete z počítače či mobilu kdykoliv a kdekoliv. 

Rychlost a snadnost doručování se projeví také v souvislosti zapisování osob do spolkového rejstříku po sněmech. Jakmile má organizační jednotka datovku, významně to urychlí zviditelnění provedených změn ve veřejném rejstříku or.justice.cz (zápis nabyde právní moci do 15 dní od doručení do datovky, což se stane obratem a nebude jako dosud nutné čekat až si všichni vyzvednou na poště papírový dopis ze soudu).

Nastavte si upozornění na nové zprávy v datovce

Je nutné si nastavit zasílání notifikace na příchozí zprávy (na e-mail zdarma, případně formou placené SMS). Když vám do datovky něco přijde, dozvíte se to obratem ve svém e-mailu. Není potřeba pravidelně do datovky chodit a ručně to kontrolovat.

Při prvním přihlášení vás datová schránka dokonce vyzve, abyste si e-mailové upozornění zapnuli. Kdykoliv v budoucnu ho můžete dle potřeby změnit v nastavení. Je také možné zadat adresu e-mailové konference vedení střediska, a tak informace o zprávě v datové schránce dostane najednou více lidí.

S datovkou může pracovat více lidí ze střediska 

Automaticky má přístup do datové schránky zřízen vedoucí střediska (protože je ve spolkovém rejstříku zapsaný jako statutární orgán). Když po sněmu proběhne změna vedoucího střediska zapsaná do rejstříku, stát automaticky vygeneruje přístupové údaje novému vedoucímu. Ten však (bez vlastní osobní datové schránky) na přístupové údaje doručené úředním dopisem bude nějaký čas čekat. Nejen proto je vhodné, aby do schránky mělo přístup dostatečné množství oprávněných lidí.

Při založení, ale i kdykoliv v budoucnu můžete zřídit přístup dalším osobám - uživatelům. Vhodné je, aby měli do datovku přístup zástupci vedoucího střediska (ti se totiž automaticky ze spolkového rejstříku nepřidávají), případně hospodář či jiná osoba, která řeší střediskovou administrativu. Do datové schránky lze uživatelům nastavit různé úrovně přístupu (jen čtení zpráv nebo i jejich odesílání, administraci celé schránky apod.). Vyzvedávání i posílání zpráv bude moci zajišťovat více lidí a vám se tak nestane, že nebude mít ve středisku nikdo kdo by zrovna měl možnost danou věc vyřešit.

Ukládejte si bezpečně zprávy z datové schránky

Na rozdíl od e-mailu datové schránky neuchovávají všechny zprávy trvale, ale jen po dobu 90 dní. Můžete si sice začít platit tzv. “datový trezor”, kde vám budou zprávy archivovány, ale lze si v pohodě vystačit i se stažením zpráv do počítače (či na střediskový sdílený google disk). Jednoduše každou zprávu z datovky stáhnete a uložíte “k sobě” (přílohy dopisu i celou zprávu ve speciálním formátu ZFO) a tím je budete mít trvale k dispozici. Případně můžete používat i bezplatnou aplikaci Datovka (od CZ.nic), která funguje podobně jako e-mailový klient a zprávy vám do počítače sama stahuje a trvale ukládá.

Odevzdání daňového přiznání elektronicky

Výhody elektronického vyplnění daňového přiznání v Excelu či nějakém formuláři mohou jednotky využívat již několik let. V minulosti však středisko často následně hotové daňové přiznání muselo vytisknout, nechat podepsat vedoucí/ho OJ a odnést na poštu nebo na finanční úřad. Jakmile má středisko datovou schránku, budete to řešit už jen elektronicky. Daňové přiznání lze snadno vyplnit přímo v interaktivním formuláři a hned ho odeslat. Pro věci posílané datovou schránkou střediska navíc obecně platí, že už nevyžaduje přímo podpis vedoucí/ho OJ, protože odeslání datovou schránkou se považuje za “ověřeně podepsané” (existují některé speciální výjimky dané zákonem, ale ty se běžné činnosti středisek spíš netýkají).

S vyplněním daňového přiznání vám pomůžeme na on-line workshopu v sobotu 25.3.2023. Poskytneme vám návod k přípravě podkladů, zodpovíme dotazy a společně projdeme celé daňové přiznání. Přihlásit se můžete již nyní.

K vyplněnému daňovému přiznání je možné přiložit také účetní závěrku, kterou pak finanční úřad automaticky odešle do spolkového rejstříku. Tuto možnost však naše OJ nevyužijí, protože odeslání účetních závěrek zajišťuje ústředí prostřednictvím skautISu. Před odesláním vaši účetní závěrku na ústředí zkontrolujeme, zda neobsahuje zásadní chyby a nesrovnalosti. Pozdější smazání chybné závěrky a náhrada za správnou je totiž velmi obtížná. V daňovém přiznání tedy možnost odeslat účetní závěrku NEzaškrtávejte a upozorněte na to i vaši účetní!

Zároveň upozorňujeme, že pokud už máte zřízenou datovou schránku, tak daňové přiznání, musíte odevzdat pouze elektronickou formou. Je proto lepší si ji zřídit předem už nyní a nevystavovat se riziku, že vám ji stát založí ve chvíli, kdy s tím už nepočítáte.

Založte si datovou schránku už v prosinci

Založení datové schránky je velmi jednoduché. Stačí aby vedoucí střediska vyrazil s občanským průkazem a znalostí IČO střediska na pobočku CzechPOINTu. Podívejte se jak na to do návodu na Křižovatce. Pokud by vám nyní náhodou nějaký úředník na CzechPOINTu tvrdil, že už máte počkat na automatické zřízení, nenechte se odradit - datové schránky “na žádost” se i nadále běžně zakládají a úředník si možná jen chce ulehčit práci v předvánočním shonu.

Pokud máte další dotazy neváhejte se podívat do sekce na Skautské křižovatce, která se tématu podrobně věnuje. Můžete si také pročíst obecné informace, které zveřejňuje stát přímo na webu k datovým schránkám. A samozřejmě nám kdykoliv můžete napsat e-mail na podpora@skaut.cz.

Jan Chmelař
asistent organizačního zpravodaje