Změny ve skautských Google službách - nově max. 40 GB na uživatele a další novinky

Společnost Google, která nám poskytuje skautské cloudové služby (e-mail, online úložiště, Meet apod.), v červenci 2022 změní podmínky tak, že budou mít dopad na množství dat, které budeme moci v rámci služeb ukládat. Proto zavádíme limit pro jednotlivé uživatele, ale také přinášíme některé užitečné novinky pro jednotky a akce. Pro skautky a skauty, skautské jednotky i akce i nadále zůstávají služby zcela bezplatné.

Všechny členky a členové organizace Junák - český skaut mají již několik let zcela bezplatně k dispozici skautské Google služby, které pomáhají při naší činnosti. V minulosti společnost Google nehleděla na množství online ukládaných dat, ale postupně upravuje své podmínky a v červenci 2022 dopadnou některé změny a zavedení limitů definitivně i na naše skautské služby (dříve bohužel nebyly všechny podmínky známé a klíčové nástroje pro správu limitů dostupné, proto o věci informujeme detailně až nyní). Nově budeme jako organizace mít v rámci našich služeb Google Workspace for Education k dispozici omezenou velikost úložiště sdílenou napříč všemi jednotkami a uživateli, a proto musíme zavést limity pro ukládání dat jednotlivých uživatelů i omezení v rámci sdílených disků jednotek a akcí.

Kdo může skautské Google služby využívat?

Svůj skautský e-mail (@skaut.cz, @skautka.cz či jiné domény jednotek a akcí) může používat každá členka i člen organizace Junák - český skaut, stejně tak každá naše jednotka či akce. Skautský účet lze snadno založit přes skautIS. Na skautský e-mail jsou pak napojeny i všechny další služby jako online úložiště Google disk, úložiště Fotky, videohovory Meet, Chat, e-mailové skupiny, Classroom a mnohé další.

Aktuálně je ve skautských Google službách více jak 11,5 tisíce uživatelských účtů (z toho každý měsíc aktivních kolem 4 tisíc uživatelů).

Jaké jsou nové limity pro ukládání dat?

S ohledem na uvedené skutečnosti, tak nově bude mít každý uživatel k dispozici maximálně 40 GB online úložiště pro svůj uživatelský účet. Do tohoto limitu se počítají všechna daným uživatelem vlastněná data uložená na Google Disku, fotografie nahraná do Fotek a také pošta v e-mailu. Každý člen má nárok právě na jeden skautský uživatelský/e-mailový účet a není možné mu zřizovat další uživatelské účty navíc, aby tím získal více prostoru.

I nadále budou služby poskytovány skautkám a skautům zcela zdarma a věříme, že nový limit bude pro drtivou většinu osob zcela dostatečný a ve srovnání s bezplatným Gmailem nebo i jinými předplatnými pro jiné organizace (typicky max. 15 GB) velmi dobrý. Podle aktuální statistiky tento 40 GB prostor dostačuje více jak 10 tisícům našich uživatelských účtů a tedy drtivé většiny skautek a skautů se toto nové omezení nedotkne. Bohužel ostatní uživatelé, kteří nový limit překračují, budou muset přebytečná data přesunout a ze skautských Google služeb odstranit.

Kolik máte obsazeno prostoru snadno zjistíte ve svém Google disku kliknutím na položku "Úložiště", která se nachází vlevo dole v menu. Případně přímo na adrese drive.google.com/drive/quota

Do celkového limitu úložiště naší organizace se započítávají také sdílené disky. Proto nově není možné libovolně zakládat vlastní sdílené disky, ale i nadále má každá skautská jednotka či akce možnost nechat si založit svůj sdílený disk. Na takovém sdíleném disku budou mít jednotky k dispozici až desítky GB prostoru. Sdílený disk i nadále můžou využívat všichni uživatelé (bez ohledu na to, zda mají či nemají skautský účet), kterým bude s potřebným oprávněným nasdílen. O zřízení nového sdíleného disku může jednotka či akce požádat e-mailem na podpora@skaut.cz.

Výše uvedené limity zavádíme s ohledem na nové podmínky dané společností Google pro naše předplatné a v budoucnu se můžou případně ještě měnit.

Celostátní akce, projekty a ústřední orgány mají pro spolupráci k dispozici sdílené disky zřizované přímo Kanceláří ústředí a na ty se výše uvedené limity přímo nevztahují.

Překračuji limit, mám více jak 40 GB dat, co mám dělat?

Přihlas se na Google disk svým skautským účtem a podívej se, kolik dat máš aktuálně obsazeno v jednotlivých službách (přehled na drive.google.com/drive/quota). Obvykle mají uživatelé nejvíce dat přímo na Disku nebo ve Fotkách. Následně si data přesuň někam jinam (na vlastní počítač, do jiné cloudové služby, na jiný server dle svého uvážení) a ve skautském úložišti smaž přebytečná data, abys dále uvedený limit nepřekračoval (smazaná data je nutné odstranit i z koše, automaticky by se odstranily až po 30 dnech, proto je potřeba koš vysypat ručně).

Odstranit přebytečná data je nutné nejpozději do 26. června 2022. Během května a června budeme uživatele, kteří nově zavedené limity nesplňují, upozorňovat nejen podobnými články a informacemi na Facebooku (SkautInfo, skautIS, SkautFórum apod.), ale také budeme uživatelům posílat zprávy na jejich skautský e-mail. Věnujte těmto zprávám pozornost a vypořádejte včas data, která máte online uložena. Není možné data z osobního účtu přemístit na nějaký "obecný" sdílený disk. Uživatelé, kteří do uvedeného termínu ani po opakovaných výzvách nepřestanou limit překračovat, budou odstraněni a data jim budou nenávratně smazána.

Stejně tak budeme v průběhu května a června upozorňovat správce sdílených disků, které zabírají více prostoru než je nově dovoleno (pokud překračují desítky GB dat uložených na sdíleném disku jednotky či akce). Předběžně si může správce sdíleného disku velikost obsazeného prostoru konkrétního sdíleného disku zobrazit např. v mobilní aplikaci Google Disk v záložce Sdílené disky (v případě velkých sdílených disků budeme jejich správce v květnu až červnu upozorňovat e-mailem).

Tip: Pokud chcete stahovat či jinam přesouvat velké množství dat z cloudu Google disk, není nutné vše stahovat ručně na webu, ale může se vám hodit nainstalovat do počítače aplikaci “Disk pro počítač” a následně už se soubory a složkami pracovat lokálně ve vašem oblíbeném správci souborů (např. Total Commander, Salamander, Průzkumník, Finder). Tak si budete moci snadno stáhnout všechna data do lokálního počítače, přenosný disk apod.

Vylepšení v Google Meet pro vzdělávací a celostátní akce

Kromě výše uvedených omezení však nově nabízíme (především) pro vzdělávací a celostátní akce i některá vylepšení. Pro používání Google Meet si lze nově na ústředí (přes podpora@skaut.cz) požádat o dočasné poskytnutí rozšířených funkcí, které bude vaše akce v konkrétní termín konání využívat a v běžných účtech členů nejsou dostupné.

Akce tak může v Google Meet během svého konání využívat navíc:

  • záznam videohovoru,
  • rozdělování do skupin během hovoru (breakout rooms),
  • ankety během hovoru,
  • pokládání otázek lektorovi/přednášejícími,
  • až 250 současně připojených účastníků do hovoru,
  • případně i streamování hovoru/prezentace až pro 10 tisíc diváků.

Toto rozšíření je běžně placenou službou, kterou je však v rámci podpory vzdělávání ústředí schopné poskytovat po domluvě akcím zdarma.

Máte dotaz nebo si nevíte rady?

Neváhejte se nám ozvat e-mailem na podpora@skaut.cz nebo na Facebook stránce skautISu a IT služeb, případně využijte možnosti diskuze o tématu ve SkautForu.

Další podrobnosti a užitečné tipy budeme zveřejňovat i v dalších týdnech (během května a června). Stejně tak nám velmi pomůže, pokud ve svém okolí skautky a skauty na výše popsané změny v limitech také upozorníte.

Ondřej Peřina (Jerry)
zpravodaj VRJ pro ICT a organizaci

Poznámka: Tato změna v podmínkách Google služeb se netýká jen skautů, ale všech organizací a firem, která mají předplatná u společnosti Google (jedno zda bezplatná či placená za každého uživatele). Pokud například studujete na některé z univerzit, která stejné služby využívá, je velmi pravděpodobné, že podobné nebo i ještě přísnější limity nastavuje a bude vás o nich také informovat.