Přišel Vám nováček do oddílu?
Máte na výběr ze dvou možností, jak od nového člena získat osobní informace.
1. E-přihláška
E-přihláška je nástroj, jejíž účelem je usnadnit vedoucím od oddílů správu osobních údajů nových i stávajících členů. Už druhým rokem mohou oddíly přihlásit nováčky do jednotky za pomocí e-přihlášky a ostatním členům poslat výzvu k aktualizaci údajů pomocí pár kliků ve skautISu. Celý proces se tak velmi zjednodušuje. I když se pak klade jistý nárok na některé rodiče, kteří třeba nemusí být tolik zběhlí v používání digitálních technologií, tak jsme přesvědčení, že výhody značně převažují nad nevýhodami
Kromě zrychlení celé agendy se získáváním informací o nováčcích a členech, tak tím, že údaje ve skautISu jsou řádně archivované a zabezpečené a systém se automaticky stará o povinnou archivaci osobních údajů bývalých členů po dobu 5 let (viz Směrnici k nakládání s dokumenty), odpadá starost se správou a archivací papírových přihlášek.
Níže jsou užitečné odkazy, které usnadní se v používání e-přihlášek zorientovat:
🟡Video k e-přihláškám: https://www.youtube.com/watch?v=VhA42Z4NFGE&ab_channel=SkautInfo
🟡Stránka v nápovědě, která se věnuje e-přihláškám: https://napoveda.skaut.cz/skautis/jednotka/clenove/eprihlaska
🟡Část zpravodajství, která se věnuje e-přihláškám: https://zpravodajstvi.skaut.cz/2021/09/zadavejte-novacky-do-skautisu-hned-jak-se-vam-prihlasi-do-oddilu/
2. Papírová přihláška
Chcete i přes výhody e-přihlášky používat papírové přihlášky?
Stáhněte si aktuální vzor přihlášky na Křižovatce v článku Přihlášky a evidenční listy a zadejte nováčka do skautISu ručně. Návod na ruční zadání nováčka naleznete v nápovědě v článku Přidání osoby. Nezapomeňte pak do skautISu nahrát i scan papírové přihlášky, ať ji máte pak kdykoli k dispozici kvůli případné kontrole údajů.
Nováčky zadávejte do skautISu hned, jak se vám přihlásí do oddílu
Například členem Junáka je osoba až ve chvíli, kdy je evidována ve skautIS.
Používejte elektronické přihlášky, ušetříte si čas.
Nemusíte již od rodičů nováčků vybírat papírové přihlášky a luštit správné údaje o nováčkovi. Zašlete rodičům odkaz na vyplnění e-přihlášky přímo ze skautISu a mějte tak informace o nováčkovi vyplněné rychle a z “první ruky”. Stačí k tomu tři kroky:
1. Klikněte na tlačítko “E-přihlášky” v evidenci členů vaší jednotky a zadejte jméno nováčka a jméno a e-mail rodiče.
2. Počkejte, až rodič údaje vyplní.
3. Rozhodněte o přijetí nováčka ve správě e-přihlášek.
Podrobný návod, jak s e-přihláškami pracovat naleznete v nápovědě ke skautISu v článku E-přihláška
Potřebujete aktualizovat data o stávajících členech?
V tomto případě vám už e-přihlášky ani nová přihláška do organizace nepomůže. Potřebujete poslat stávajícím mladším členům a jejich rodičům výzvu k aktualizaci údajů a nebo jim předat evidenční list.
I navzdory tomu, že zvyklosti ve vybírání registračních příspěvků na následující kalendářní rok se liší (někdo vybírá hned v září, někdo až déle na podzim), je nanejvýš vhodné, aby databáze členů byla stále aktuální.
Vše o evidenci osob se dočtete na křižovatce v článku Evidence osob a jednotek.
1. On-line cesta
Pokud potřebujete aktualizovat údaje stávajících členů, ve skautISu je funkce “Aktualizace údajů osob”. Ta slouží pro doplnění a revizi osobních údajů současných mladších členů (do 18 let) přímo jejich rodiči/zákonnými zástupci.
U dospělého člena (18+) se předpokládá, že má svůj vlastní účet ve skautISu, a má tedy povinnost si údaje o své osobě aktualizovat sám (aktualizace údajů pro něj nebude dostupná).
U roverů a rangers se sami můžete rozhodnout, zda výzvu rodičům pošlete, nebo necháte samotné členy údaje aktualizovat tak, že se přihlásí do skautISu svým účtem a údaje zkontrolují přímo u své osoby.
2. Využití přihlášek či evidenčního listu
Pokud jste se rozhodli jít klasickou cestou a využít papírové přihlášky a evidenční listy, tak jejich aktuální vzor je ke stažení na Křižovatce.
Nevíte si rady a potřebujete s něčím pomoc? Obraťte se na naši podporu na podpora@skaut.cz.
Jan Chmelař
asistent organizačního zpravodaje
