Všechny tábory od letoška mohou využívat tuto úplně novou funkčnost skautISu a zjednodušit si táborovou administrativu. Zjistěte, k čemu se táborové e-přihlášky hodí a jak mohou pomoci vašemu oddílu či středisku s ulehčením administrativy již letošních táborů. Kromě zbrusu nové funkčnosti přímo ve skautISu, která je všem dostupná od konce února 2023, nabízíme základní informace na Skautské křižovatce, podrobné návody s mnoha detaily v nápovědě skautISu a také online setkání pro zájemce. 

Jak e-přihlášky fungují a s čím vám pomohou?

Věříme, že táborové e-přihlášky mohou být výrazným usnadněním při zvládání táborové administrativy. Jestli jste už v minulosti ve skautISu někdy použili elektronickou přihlášku pro nováčky nebo možnost aktualizace údajů o mladších členech jejich rodiči, budete se cítit “jako doma”. Táborové e-přihlášky používají podobné principy a přidávají pár užitečných novinek navíc.

Základem je známá táborová hlášenka ve skautISu a evidence členů vašeho oddílu (či střediska), ze které snadno vyberete účastníky tábora. Ti následně e-přihlášku vyplní a závazně odevzdají pohodlně na svém počítači, tabletu či telefonu. Vše, co je už ve skautISu o osobách uloženo, se využije i v táborové přihlášce a není nutné vyplňovat znovu. Rodiče (či dospělí členové) pouze zkontrolují údaje účastníka tábora a k nim doplní případné další údaje, které jsou pro váš tábor třeba. 

Díky elektronickým přihláškám na tábor se zbavíte nutnosti rozdávat papírové přihlášky a složitě je od účastníků vybírat zpět. Přímo ve skautISu získáte přehled o tom, kdo chce opravdu na tábor jet a kdo se ho letos nezúčastní. V rámci e-přihlášek vygenerujete a rodičům automaticky rozešlete údaje pro platbu účastnického poplatku (používáte-li h.skauting.cz, v propojení se skautISem i nadále můžete sledovat příchozí platby a řešit navazující hospodaření, jak jste zvyklí). Účastníky tábora a jejich rodiče na online přihlášce můžete snadno informovat o všem podstatném k táboru a od účastníků jednoduše sesbíráte další potřebné údaje. V neposlední řadě si zajistíte aktualizované informace o členech vašeho oddílu, které máte dostupné přímo ve skautISu.

Co všechno e-přihlášky umí?

Potřeby skautských táborů jsou různé, a tak skautIS nabízí širokou paletu možností a funkcí, které se mohou k usnadnění táborové administrativy hodit:

• snadná evidence účastníků tábora (výběrem ze členů jednotky, ale i s možností přizvat nečleny, pokud s vámi na tábor jedou)
• rozesílání táborových e-přihlášek k online vyplnění na e-mailové adresy
• evidence závazných přihlášek i přehled o odmítnuté účasti na táboře
• kontrola a aktualizace údajů o účastnících na základě dat členů ze skautISu (proč vyplňovat znovu adresy, kontakty, zdravotní omezení apod., když už je o členech víme a stačí je zkontrolovat)
• možnost na přihlášku doplnit další informace a položit otázky důležité právě právě pro váš tábor (lze uvést informační texty, požadovat vyplnění odpovědí na nejrůznější otázky nebo chtít nahrát nějaké soubory)
• určení termínu do kdy je nutné e-přihlášku vyplnit nebo kolik tábor stojí (nastavení pro všechny, případně individuálně pro různé skupiny či jednotlivce)
• vybrat bankovní účet a nechat si vygenerovat platební údaje pro jednotlivé účastníky tábora, nebo v e-přihlášce poskytnout informace o jiném způsobu platby
• pokud používáte h.skauting.cz, i nadále můžete sledovat příchozí platby a řešit vyúčtování akce jak jste zvyklí, systém je se skautISem stále stejně propojen
• před táborem či v jeho průběhu se kdykoliv podívat na seznam účastníků ve skautISu nebo si stáhnout jejich přehled v Excel tabulce s mnoha užitečnými informacemi

V rámci podnětů, které jsme v minulosti k táborovým e-přihláškám sbírali, se objevovaly i další nápady. Předpokládáme, že letošní první rok reálného používání přinese různé další. Na základě zpětné vazby budeme systém vylepšovat i v budoucnu a vaše zpětná vazba určitě pomůže rozšiřování funkcí do dalších táborových sezón.

Kde najdu další informace?

Zúčastni se online setkání

Ve čtvrtek 9. března 2023 od 19.00 proběhne online setkání k táborovým e-přihláškám již úspěšně proběhlo a pokud chcete, můžete se podívat na záznam (dostupný po přihlášení skautským google účtem). 

Během online setkání uvidíte nejen praktickou ukázku práce s táborovými e-přihláškami, ale budete mít možnost se ptát členů skautIS týmu na vše, co vás zajímá.

Pročti si další zdroje

Nehodí se ti termín setkání nebo se chceš vše podstatné dozvědět co nejdříve? Pak určitě navštiv následující zdroje užitečných informací: 

• návod k použití táborových e-přihlášek níže v tomto článku,
• informace k táborovým přihláškám (elektronickým i papírovým) na Skautské křižovatce, 
• podrobné návody s mnoha detaily v nápovědě skautISu, 
• online dokument pro zpětnou vazbu a podněty (dívejte se a pište do něj),
• speciální vlákno k dotazům a zkušenostem na SkautFóru (hledejte primárně v něm),
• záznam online setkání (dostupné po přihlášení skautským google účtem)
• sledujte Facebookovou stránku skautISu, 
• nezapomeňte na celou táborovou sekci na Křižovatce.

Máš dotaz, nejasnost či podnět?

Napiš nám na podpora@skaut.cz.

Ať dobře slouží!

Táborové e-přihlášky ve skautISu by nemohly vzniknout díky desítkám lidí, kteří přicházeli s podněty, zkušenostmi i neustálým připomínáním a dotazy “kdy už to bude”. Moc děkujeme všem, kteří se zapojili do přípravy zadání, testování i zpětné vazby v rámci pilotního provozu. Je to vaše zásluha, že skautské tábory mohou od letošního roku začít používat zcela elektronické přihlášky přímo integrované do skautISu. Díky! A přestože v dalších měsících se určitě sejdou další dobré a ještě lepší nápady, jak funkčnost ještě do budoucna vylepšovat a rozšiřovat, věříme, že už nyní si můžete na mnoha táborech administrativu zjednodušit.

Ondřej Peřina (Jerry)
zpravodaj VRJ pro ICT a organizaci

 ---

Návod: Jak na táborové e-přihlášky ve skautISu

1) Přidání kontaktů na rodiče

Pokud ještě u svých členů nemáte přidané kontakty na rodiče, je potřeba začít tím. Věříme, že díky e-přihláškám do organizace a možnosti aktualizace údajů členů jejich zákonnými zástupci, již velká část oddílu toto má hotové. Ale pokud byste dosud kontakty na rodiče ve skautISu u mladších členů neměli, nejprve je musíte doplnit. Jednoduše u každého člena oddílu kliknete na záložku “Rodina” a přidejte údaje (klíčová je e-mailová adresa) alespoň jednoho zákonného zástupce (podrobnosti v nápovědě). 

⚠️ Bez uvedení kontaktů na rodiče mladších členů, případně hlavního e-mailu na dospělé členy, nemůžete osobám táborové e-přihlášky ze skautISu rozeslat. 

2) Založení táborové hlášenky

Než se dostanete k samotné táborové e-přihlášce, je třeba mít ve skautISu založenou standardní táborovou hlášenku. Pokud vedete tábor poprvé a nevíte si s tím ve skautISu rady, doporučujeme se podívat do nápovědy, kde jsou popsány všechny důležité věci k táborové hlášence.

3) Aktivace e-přihlášky a její další nastavení

V táborové hlášence na záložce “Nastavení e-přihlášky” jednoduchým přepínačem rozhodnete, zda budete pro daný tábor e-přihlášky používat či nikoliv (ve výchozím nastavení jsou e-přihlášky vypnuty). 

Pokud se pro použití e-přihlášek rozhodnete, zobrazí se vám základní nastavení, které je vhodné rovnou provést (nastavení ceny, do kdy má být zaplaceno, do kdy je možné vyplňovat e-přihlášky atd.) 

4) Přidání vlastních informací a otázek

Součástí nastavení táborových e-přihlášek je i možnost doplnit další vlastní informace a otázky, které jsou určené čistě pro váš tábor.

Můžete vkládat informační text, otázky umožňující vepsat textovou odpověď, otázky s možností ano/​ne nebo třeba požadovat od účastníka nahrání nějaké přílohy.

5) Výběr potenciálních účastníků tábora

Abyste mohli e-přihlášky rozeslat, je třeba nejprve do hlášenky vybrat potenciální účastníky - typicky osoby z vašeho oddílu či střediska. Pokud se má účastnit tábora osoba z jiné jednotky nebo dokonce nečlen, lze ho přidat i jako jednotlivce. 

Jakmile máte osoby do seznamu přidané, budete jim moci rozeslat pozvánky k vyplnění táborové e-přihlášky.

6) Rozeslání e-přihlášek

Pro správu i rozeslání přihlášek je třeba kliknout na tlačítko “Táborové e-přihlášky”. Zde uvidíte přehled osob, které pravděpodobně pojedou na tábor. Výběrem checkboxu u osoby můžete účastníkům (v případě dětí jejich zákonným zástupcům) rozeslat pozvánku na tábor. 

Následně kliknutím na tlačítko “Pokračovat k odeslání” ještě dostanete možnost vše zkontrolovat a případně údaje upřesnit. Rozeslání přihlášek spustíte zeleným tlačítkem “Odeslat táborové e-přihlášky”. Příslušným osobám (nebo jejich zákonným zástupcům) se sama zašle zpráva obsahující odkaz na online vyplnění táborové e-přihlášky a také doprovodný text, který jste vyplnili.

7) Vyplnění a ověření e-přihlášky

Příjemce do své schránky obdrží e-mail s jedinečným odkazem k vyplnění online přihlášky. Po kliknutí na něj a ověření osoby (odkaz má omezenou časovou platnost a je určen vždy jen pro jednoho konkrétního účastníka tábora) se dostane k samotnému formuláři elektronické přihlášky. 

Zde už rodič či dospělý účastník pohodlně zkontroluje a vyplní potřebné údaje (hned v prvním kroku označí, zda se tábora bude či nebude chtít účastnit). Při vyplňování informací v táborové e-přihlášce se velká část údajů sama načte ze skautISu a stačí je jen zkontrolovat nebo aktualizovat, některé další údaje související s táborem, pak snadno rovnou doplní.

Součástí vyplňování e-přihlášky jsou potřebná poučení a závazné potvrzení účastníka (či jeho zákonných zástupců) s účastí na táboře. Také zde budou vidět všechny informace a otázky, které jste k vašemu táboru sami doplnili a od účastníků je chcete vyplnit.

8) Seznam účastníků a informace o nich

V táborové hlášence se následně kdykoliv můžete podívat na seznam všech účastníků, sledovat stav vyplnění závazných táborových přihlášek nebo pozvat další osoby na tábor.

Také zde můžete získat export základních nebo kompletních údajů o účastnících tábora jako Excel tabulku. Ta se bude hodit jak vedení tábora, tak třeba táborovému zdravotníkovi.

V případě nejasností můžete na kterékoliv stránce skautISu kliknout v menu na ikonku “otazník” a tak se dostanete do podrobné nápovědy k příslušné části táborových e-přihlášek.