1. Příprava a svolání sněmu

Střediskový sněm svolává obvykle středisková rada, a to s předstihem minimálně 30 dní, aby se všichni delegáti mohli připravit a případně se ho zúčastnit.

• Kdo je delegátem: Delegáty jsou činovníci, kteří jsou členy střediska, a to bez ohledu na to, zda svou činovnickou funkci vykonávají v daném středisku či v jiné jednotce.
• Jak informovat okolí: Jakmile zadáte sněm do skautISu, odejde automatická zpráva delegátům i vaší nadřízené jednotce. I tak ale doporučujeme sdílet informace dalšími běžnými komunikačními kanály, na které jste v jednotce zvyklí (e-mailová konference, skupina činovníků na WhatsAppu apod.).

Je také důležité si na začátku říct, zda se chystáte na řádný nebo mimořádný sněm. Řádný sněm probíhá obvykle jednou za tři roky (v období před Valným sněmem) a má právo plné volby - tedy volí se na něm vedení jednotky, případně další členové rady, rozhoduje se o způsobu zajištění revizní činnosti. Sněm může rozvněž přijmout usnesení pro nadřízenou jednotku. Pokud se všechny tyto orgány nevolí, mluvíme o sněmu mimořádném, na kterém se řeší například jen volba delegátů na vyšší sněmy, volba revizní komise nebo jiné otázky ohledně fungování střediska. Mimořádný sněm má stejné pravomoci jako sněm řádný - mimo plné volby.

Jak svolat sněm najdete krok za krokem ve skautISu.

2. Kandidáti a ustavení komisí

Pro hladký průběh sněmu budete potřebovat komise. Nejpozději dva týdny před sněmem musí být ustavena jednočlenná až tříčlenná kandidátní komise, která shromažďuje možné kandidáty na jednotlivé volené funkce (viz níže) jednotky. Návrhy na kandidaturu lze podávat předem (ve skautISu či písemně), ale také ústně až do stanovené chvíle přímo na sněmu.

O bezproblémový průběh samotných voleb a počítání hlasů se pak stará tříčlenná volební komise, kterou volí přímo sněm. Minimálně jeden z jejích členů nesmí v daných volbách sám kandidovat.

Více o tom, jak zadat kandidaturu ve skautISu, najdete ve skautISu.

3. Co všechno se na sněmu volí a určuje?

Aby měl sněm jasné zadání, je dobré si dopředu ujasnit, jaké všechny body jednání vás čekají. Řádný střediskový sněm má totiž za úkol obsadit hned několik důležitých funkcí a případně rozhodnout o dalších věcech:

• Vedení střediska: Volí se vedoucí střediska a jeho zástupce (případně dva zástupci), kteří kandidují společně jako provázaná dvojice či trojice. Více o kandidatuře ve trojici najdete v Nápovědě.
• Ostatní členové střediskové rady: Sněm nejprve rozhodne, zda (a kolik) dalších volených členů rady chce mít. Pokud počet neurčí, žádní další členové rady se nevolí. Pokud ano, probíhá na tyto pozice samostatná volba. 

• Zajištění revizní činnosti: Sněm má nově (od června 2026) na výběr z těchto tří možností:

  • Volba vlastní revizní komise: Sněm klasicky zvolí členy RK své jednotky. Sněm svým usnesením určuje přesný počet volených členů, přičemž platí, že RK střediska musí mít alespoň 2 členy a RK vyšší organizační jednotky (VOJ) alespoň 3 členy

  • Sdílená RK: Sněm může pověřit radu OJ, aby uzavřela smlouvu o zajištění revizní činnosti s jinou organizační jednotkou a sdílela tak její revizní komisi

    • Pokud je rada tímto pověřena, vlastní RK se pro danou jednotku vůbec neustavuje
  • Samostatný revizor: Sněm může radu OJ pověřit, aby uzavřela smlouvu se samostatným revizorem (tj. osobou, která k tomu získala odborné oprávnění). I v tomto případě se vlastní RK neustavuje.
  • Pokud se sněm rozhodne pro volbu vlastní RK, platí pro samotný průběh voleb standardní pravidla.
• Delegáti na vyšší sněmy: Sněm volí zástupce, kteří budou vaše středisko reprezentovat na vyšších úrovních. Volí se delegáti na krajský sněm, případně na okresní sněm (pokud vaší vyšší organizační jednotkou je stále okres), a také delegáti na celostátní Valný sněm. Vždy se určuje přesné pořadí zvolených delegátů a případných náhradníků podle počtu získaných hlasů.
• Mohou se přijímat usnesení pro VOJ (např. k tématům z předsněmové diskuze) nebo týkající se nějaké podstatné věci v životě jednotky.

4. Průběh sněmu a tvorba zápisu

Z každého sněmu je povinné sepsat veřejný zápis. Zápis musí obsahovat místo a čas konání, počty delegátů, hlavní body jednání, zprávu volebních orgánů a přijatá usnesení. K usnadnění administrativy máte k dispozici sadu vzorových dokumentů:

• Zápis ze sněmu zachycující průběh jednání.
• Prezenční listina, kterou snadno vygenerujete předem přímo ze skautISu.
• Zpráva kandidátní komise zahrnující také prohlášení kandidátů.
• Výsledky voleb a zpráva volební komise s určením počtu hlasů a zřetelným určením zvolených osob a náhradníků.

Po skončení voleb zadáte výsledky (včetně přesných počtů hlasů) do skautISu. Následně celý zápis i se všemi přílohami naskenujete a vložíte ve formátu PDF k danému sněmu ve skautISu. Pro nahrání plného zápisu ze sněmu do skautISu není vyžadován podpis nadřízené jednotky. Teprve po jejich uložení lze sněm v systému plně uzavřít.

🗂️ Balíček s průvodcem střediskovým sněmem a zápisem ze sněmu je ke stažení na Křižovatce a také u každého sněmu přímo ve skautISu hned na první záložce “Základní údaje”.

5. Po sněmu: Nezapomeňte na spolkový rejstřík a zadat výsledky a usnesení sněmu do skautISu!

Pro uzavření sněmu nejdříve zkontrolujte, že máte správně zadané výsledky voleb - vedení jednotky, způsob zajištění revizní činnosti atd. a u všech kandidátů jsou správně podle zápisu zadané získané hlasy. 

💡Pozor, pokud někdo kandidoval až na sněmu, je potřeba doplnit do skautISu jeho kandidaturu, bez ní nelze vyplnit výsledky voleb. 

Nahrajte kompletní zápis ze sněmu naskenovaný do pdf. Měl by obsahovat všechny části - zprávu kandidátní komise, prezenční listinu, výsledky voleb i samotný zápis o průběhu sněmu (viz balíček s podpůrnými materiály ke sněmům) či přijatá usnesení. Pro účely uzavření sněmu ve skautISu nemusí být zápis podepsaný nadřízenou jednotkou.

Přijal sněm nějaká usnesení? Je potřeba zadat do skautISu i ta.

Uzavřením sněmu práce končí jen zčásti. Ze zákona musíme zapisovat údaje o statutárních orgánech našich jednotek do veřejného spolkového rejstříku. Máte na to nejvýše 10 dní od konání sněmu. Dobrou zprávou je, že členové revizních komisí se již do rejstříku nezapisují, takže administrativu řešíte jen s vedením střediska:

1. Výpis ze zápisu ze sněmu: Po uzavření sněmu lze ve skautISu vygenerovat zkrácený výpis, zajistěte u něj úředně ověřený podpis nového vedoucího střediska a tento dokument zkonvertujte do elektronické podoby na Czech POINTu. Výsledné elektronické PDF se pak nahrává zpět k danému sněmu ve skautISu. (Tento krok se provádí vždy, i když se ve vedení střediska nikdo nemění).

   • 💡 Alternativou k ověřenému podpisu je kvalifikovaný elektronický podpis, ale musí být přímo dané osoby (ne třeba firmy, kterou zastupuje) a musí být nahraný v portálu občana 
   • ❌ Pozor různé bankovní identity a podobné podpisy s nižším stupněm ověření nejsou pro tento dokument použitelné.
2. Prohlášení a souhlas: U všech osob zvolených do vedení střediska (vedoucí a zástupce/​i) se ze skautISu generuje Prohlášení a souhlas se zápisem do rejstříku. Opět musí být opatřen úředně ověřeným podpisem a konverzí do elektronické podoby (vyřídíte na Czech POINTu) a nahráním k funkcím těchto osob na záložce “Obsazení funkcí” u jednotky

Po nahrání všech potřebných dokumentů do skautISu zpracuje Kancelář ústředí samotný návrh na zápis změn a zajistí jeho odeslání na soud. V případě potíží s dokumenty nebo jejich chybným ověřením se jednotce ozve rejstříkový tým a pomůže situaci vyřešit.

5. 💡 Nepřehlédněte

• Volby volených členů rady OJ a RK probíhají na sněmech vždy tajně.
• Kandidáti musí se svou volbou předem souhlasit a musí splňovat podmínku občanské bezúhonnosti.
• Jednotliví kandidáti nemusí však být na sněmu nutně osobně přítomni.
• Pro výkon funkce vedoucího, jeho zástupce a také předsedy RK je navíc vyžadována plnoletost.
• Samotného předsedu RK si následně nevolí delegáti sněmu, ale zvolení členové revizní komise si ho vybírají ze svého středu.
• Návrhy na kandidaturu lze podávat předem (ve skautISu či písemně), ale také ústně přímo na sněmu, a to až do chvíle určené kandidátní komisíu.

Jan Chmelař (asistent pro oblast organizace)

Jana Hrnčířová (vedoucí pro administrativu a organizaci)