Rozdíl mezi řádným a mimořádným sněmem
Občas mohou vzniknout v jednotkách pochybnosti, jaký je rozdíl mezi řádným a mimořádným sněmem. Pochopení této věci má však klíčový vliv na to, kdy a jaký sněm má jednotka povinnost uspořádat. Ona mimořádnost totiž vůbec nesouvisí s časem (po jak dlouhé době sněm OJ pořádá), ale s tím, jestli se volí vedení jednotky a revizní komise, nebo ne.
- Řádný sněm - musí volit vedení jednotky (dvojici či trojici), revizní komisi (u středisek alespoň 2 osoby, na okresech a krajích min. 3 osoby), případně i další volené členy rady. V období konání sněmů napříč organizací pak zpravidla volí také své delegáty na vyšší sněmy (ale to není podmínka řádného sněmu). Takový sněm se sice zpravidla svolává jednou za tři roky (aktuálně kvůli mimořádnému Valnému sněmu však mohou probíhat i o cca rok později - až do letošního podzimu), ale pokud se jednotka rozhodne (nebo jí to je z jiných důvodů nařízeno), může takový řádný sněm uspořádat klidně mnohem častěji, tedy i za kratší období.
- Mimořádný sněm - neprobíhají na něm volby všech povinných orgánů (vedení a revizní komise), často volí třeba jen delegáty na vyšší sněmy, ale někdy nemusí volit vůbec nikoho a rozhoduje třeba o důležitých otázkách budoucnosti střediska apod. Někdy je svolán třeba kvůli odstoupení celé revizní komise a nutností jejího nového samostatného zvolení apod. Mimořádné sněmy jsou však nejčastěji svolávány v období před Valným sněmem v jednotkách, které mají své volební období posunuté do jiného roku než zbytek organizace a musí si tedy navolit potřebné delegáty na nejbližší vyšší sněmy, aniž by volili vedení a revizní komisi.
Musíme sněm pořádat? A kdy?
S ohledem na možnost prodloužení volebního období a konání mimořádného Valného sněmu v červnu 2022 může nyní v některých jednotkách panovat nejistota, zda a jaký sněm je tedy potřeba uspořádat, případně kdy. Obecně platí, že ve Směrnici k VSJ a sněmům OJ byly všechny organizační jednotky vyzvány, aby nějaký svůj sněm uspořádaly nejpozději během letošního podzimu (na což jsme upozorňovali hnutí už od začátku loňského roku). Pro rozhodnutí o tom, jaký sněm uspořádáte, je klíčové, zda jste se rozhodli využít možnosti prodloužit volební období a svůj aktuální řádný sněm předpokládáte právě v letošním roce (po cca 4 letech od posledního), nebo jste zhruba v posledním roce svůj řádný sněm už měli, ale pak musíte nyní na podzim uspořádat alespoň mimořádný sněm jednotky a zvolit delegáty na vyšší sněmy (neboť ty zvolené před mimořádným Valným sněmem není možné na vyšší sněmy poslat, navíc často byli zvoleni před mnoha lety a vůbec by s tím nepočítali).
Termíny konání sněmů
Organizační jednotky své sněmy musí svolat v následujících termínech:
- sněmy středisek proběhnou nejpozději 5. 11. 2023
- sněmy okresů proběhnou nejpozději 17. 12. 2023
- sněmy krajů proběhnou nejpozději 28. 1. 2024
Jaký sněm tedy uspořádat?
Pokud jste svůj řádný sněm měli naposledy někdy zhruba v roce 2019, využíváte možnosti prodloužení volebního období, a nyní musíte svolat a uspořádat svůj řádný sněm, na kterém zvolíte všechny povinné funkce i delegáty na sněmy vyšších jednotek.
Jestli jste svůj poslední řádný sněm uspořádali už někdy v loňském školním roce 2022/23, asi jste se spíše drželi původního neprodlouženého volebního období, musíte nyní svolat minimálně mimořádný sněm, na kterém zvolíte alespoň delegáty vyšších sněmů. 💡 Pokud si chcete své volební období do budoucna přeci jen srovnat s termíny sněmů ostatních jednotek, nic nebrání nyní svolat znovu úplný řádný sněm jednotky, bez ohledu na termín konání vašeho posledního řádného sněmu, a nyní kromě delegátů na vyšší sněmy zvolit i vedení jednotky a revizní komisi.
⚠️ Upozornění: Od příštího roku (2024) již nebude v Organizačním řádu aktuální speciální ustanovení umožňující (bylo to kvůli posunu Valného sněmu z důvodu covidu-19) prodloužit si volební období na delší dobu. Ale opět bude platit povinnost svolávat řádné sněmy OJ s volbou celého vedení i revizní komise typicky jednou za 3 roky (nejpozději jednou za 42 měsíců od konání posledního řádného sněmu jednotky).
⭐ Zajímavost: Část střediskových sněmů již proběhla před letními prázdninami, ale drtivá většina se koná až nyní. A tak během září až počátku listopadu 2023 proběhne téměř 400 střediskových sněmů napříč celou organizací. Na ně později naváže přibližně 80 okresních a krajských sněmů.
Metodika ke sněmům a šablona zápisu
Pro snazší přípravu a realizaci sněmů, jsme před několika měsíci kompletně aktualizovali balíček s průvodcem sněmem a šablonou zápisu. Tento balíček najdete jak v sekci sněmů na Křižovatce, tak je ke stažení u každého založeného sněmu přímo ve skautISu (dole na stránce “Základní údaje” u konkrétního sněmu).
V balíčku ke sněmům najdete:
- průvodce přípravou sněmu, jeho realizací, ale i klíčové informace k tomu, jak postupovat po sněmu ohledně zápisu do spolkového rejstříku
- kompletní šablonu zápisu ze sněmu, včetně všech jeho příloh a potřebných vysvětlení
Stačí postupovat “položku po položce” v dané šabloně a úspěšně projdete celým sněmem. Než tedy sněm začnete realizovat, určitě si balíček stáhněte a seznamte se s ním.
💡 Balíček je archivem ve formátu ZIP a obsahuje jednotlivé soubory ve Wordu, které můžete vyplňovat elektronicky nebo si je vytisknout a doplňovat ručně během probíhajícího sněmu. S těmito Word soubory lze pracovat nejen přímo v Microsoft Word, ale lze je otevřít i v online Google dokumentech.
⚠️ Důležité: Pro úspěšné uzavření sněmu ve skautISu potřebujete kompletní zápis z proběhlého sněmu a také vyplněné počty získaných hlasů u všech kandidujících osob. Pro vložení do skautISu však v žádném případě není nutné čekat na podpis zápisu nadřízenou jednotkou, stačí vložit verzi dokumentu bez podpisu. Podpis bude třeba jen do papírového originálu a to pouze v případě, kdy volíte nové vedení jednotky.
Kandidatury a výsledky zadané do skautISu
Pro pořádání střediskových sněmů stačí jednočlenná kandidátní komise, pro sněmy VOJ musí mít pět členů. Na střediskových sněmech jsou všechny podané kandidátky automaticky považované za řádné, a to i ty, které jsou podány třeba i jen ústně do určeného času přímo během konání sněmu. Snahou je, aby uspořádání střediskového sněmu bylo snadné. Na sněmech vyšších organizačních jednotek se typicky kandidátky podávají dopředu přes skautIS jako řádné do určeného termínu, pozdější jsou pak považovány za pilné.
Bez ohledu na to, jakým způsobem osoby kandidující do funkcí odevzdají své kandidátky, nakonec je potřeba, aby byly všechny zadané ve skautISu a buď schválené, nebo zamítnuté či stažené. Kandidátku může do skautISu vyplnit sama kandidující osoba, kandidátní komise, případně po sněmu (ulehčení především pro střediskové sněmy) i přímo vedoucí/admin střediska. Nakonec bude možné u kandidujících osob zadat i počet získaných hlasů a výsledky voleb uzavřít.
Ve skautISu u sněmu je třeba:
- podat kandidátku (na záložce “Volené funkce” u příslušné funkce kliknout na “Kandidovat”
- schválit, nebo zamítnout či stáhnout podanou kandidátku (na záložce “Kandidáti”)
- zadat výsledky voleb - počet volených osob, počet získaných hlasů a označit předsedu RK (na záložce “Volby”)
💡Vedení ve dvojici či trojici: Jestliže kandidujete do vedení jednotky ne v základní dvojici, ale v rámci trojice, vedoucí + první zástupce podají kandidátku standardně spolu propojenou (vyznačí, že kandidují spolu), a pak druhý zástupce podá kandidátku na pozici zástupce samostatně. Ve výsledcích voleb je všem třem osobám nakonec zadán stejný počet hlasů (všichni kandidují spolu, takže jiný než stejný počet hlasů mít nemohou) a v tabulce nad výsledky uvedete, že byli voleni dva zástupci. Díky tomu skautIS správně označí všechny tři osoby jako zvolené do vedení.
⚠️ Revizní komise: Připomínáme, že revizní komise na středisku stačí dvoučlenná, na VOJ musí mít i nadále minimálně tři osoby. Ve výsledcích však nezapomínejte označit, na kom se zvolená RK dohodla jako na předsedovi.
Delegáti střediskových sněmů
V souladu s Organizačním řádem (čl. 118) jsou delegáty střediskového sněmu všichni činovníci, kteří jsou řádnými (resp. čestnými) členy střediska, bez ohledu na to, zda svou činovnickou funkci vykonávají v této jednotce nebo jinde v organizaci. Pokud činovník ve středisku pouze hostuje, pak je delegátem střediskového sněmu pouze pokud danou činovnickou funkci vykonává v rámci daného střediska. Navíc by mezi delegáty, pokud by se tuto možnost středisko rozhodlo využít, mohli být i delegát fóra mladších členů (viz čl. 120 OŘJ) a delegát fóra rodičů mladších členů (viz čl. 121).
Podstatné je, že u delegátů střediskového sněmu nehraje roli plnoletost, ale pouze to, že daná osoba je řádně ustavena do oficiální činovnické funkce. Zároveň platí, že Junák - český skaut, je tzv. činovnickou demokracií, a tak delegáty střediskového sněmu nejsou úplně všichni dospělí, ale opravdu jen činovníci. Pouze ti a pouze osobně mohou na sněmu hlasovat. Stejně tak platí, že každý delegát má pouze jeden hlas, a to i v případě, že by zastával několik činovnických funkcí. Ostatní osoby (např. roveři, oldskauti) se mohou sněmu účastnit, často je to velmi vhodné a zájemcům účast doporučujeme, ale vždy jen jako hosté - tedy nesmí hlasovat ani volit.
Obvyklí delegáti střediskového sněmu
- vedoucí střediska jeho zástupce (či dva zástupci)
- volení členové střediskové rady (pokud byli v minulosti sněmem zvoleni)
- celá revizní komise
- všichni zpravodajové střediska
- vedoucí všech oddílů a také všichni jejich zástupci (musí být řádně do svých funkcí jmenování vedoucím střediska, v mnoha jednotkách je k tomu navíc třeba souhlas střediskové rady)
- další řádní/čestní členové střediska s činovnickou funkcí někde jinde v organizaci (např. vedoucí krajské rady, člen okresní revizní komise, člen odboru Výkonné rady či pracovní skupiny Náčelnictva)
skautIS s delegáty pomůže
Po založení střediskového sněmu automaticky skautIS zkontroluje, kdo zastává jaké funkce, osoby jako delegáty ke sněmu přiřadí a o svolání sněmu je e-mailem informuje. Pokud ještě před konáním sněmu dojde k nějaké změně v obsazení činovnických funkcí, ihned jak změnu funkce zadáte do skautISu, projeví se to i v delegátech střediskového sněmu.
Výjimkou, kterou skautIS online do seznamu delegátů střediskového sněmu nevloží, jsou právě oni speciální delegáti fóra mladších členů a fóra rodičů (neboť ti se nikam do skautISu nezadávají), stejně tak stálé instruktory lesních škol a lesních kurzů (neboť je nelze strojově snadno identifikovat; v organizaci jich není mnoho - nejde o všechny vzdělavatele u všech kurzů a akcí, ale jen velmi specifickou skupinu osob s potřebnou instruktorskou kvalifikací a aktivním působením v právě probíhajícím ročníku lesní akce). Pokud byste nějaké takové delegáty ve středisku měli (půjde o případy jen ve zlomku středisek), předpokládáme, že se vám sami přihlásí a sami se pak na sněmu dopíší do prezenční listiny.
Hosté a další osoby
Nebojte se do potřebných komisí sněmu ustavit i osoby, které nejsou delegáty sněmu. Může to být dobrá příležitost pro zapojení roverů, kteří na sněm přijdou jako hosté. Stejně tak na jakoukoliv funkci mohou kandidovat i osoby, které dosud žádnou činovnickou funkci nezastávají, stačí pokud budou splňovat potřebné kvalifikační a jiné předpoklady.
Delegáti na vyšší sněmy a skautIS
Na sněmech se také volí delegáti na vyšší sněmy (okresní, krajské i Valný sněm). I tyto osoby je nutné zadat ke sněmu do skautISu a ve výsledcích voleb uvést počet získaných hlasů. Na sněmu volte za delegáty vyšších sněmů dost osob, abyste měli také dostatek náhradníků (pro případ nemoci, změny okolností apod.).
💡Vaším sněmem zvolené delegáty zadejte i v případě, kdy ještě ve skautISu není zadaný nadřízený sněm (zároveň je vhodné, abyste svou nadřízenou jednotku upozornili, ať sněm zadá, neboť nyní by již všechny údaje potřebné pro svolání měla VOJ vědět). Systém v takovou chvíli sice nemůže ihned označit, kdo je delegát a kdo náhradník, ale jakmile bude nadřízený sněm do skautISu zadán, budou zvolení delegáti dle kvóty správně označeni a o své účasti na vyšším sněmu informováni.
⚠️ Upozornění: Aby se osoby řádně objevily jako delegáti vyšších sněmů, je nutné, abyste u svého sněmu zadali počty získaných hlasů a sněm uzavřeli. Bez toho se zvolení delegáti k vyššímu sněmu nemohou automaticky propsat.
Kvóty a počty delegátů vyšších sněmů
Okresní a krajské sněmy určují kvótu delegátů zastupující střediska na základě počtu členů střediska dle registrace (aktuálně dle roku 2023). Počet členů střediska vydělený touto kvótou se zaokrouhluje nahoru, protože každé středisko musí mít vždy alespoň jednoho delegáta sněmu VOJ, i kdyby mělo méně členů než je kvóta.
Počet delegátů na Valný sněm 2024 je pro všechny organizační jednotky uveden ve Směrnici k VSJ a sněmům OJ.
Zápisy (nejen) změn do spolkového rejstříku
Po proběhnutí sněmu je nutné do skautISu zadat výsledky voleb, nahrát kompletní sken zápisu ze sněmu a celý sněm uzavřít, aby bylo možné vygenerovat potřebné dokumenty pro zápis osob do spolkového rejstříku.
Do spolkového rejstříku se nyní zapisuje již pouze vedení organizační jednotky. Dle zákona však tento zápis Kancelář ústředí musí provést vždy, i ve chvíli, kdy po sněmu pokračují ve funkcích stejné osoby. Od každé organizační jednotky je potřeba vždy minimálně zkrácený výpis ze sněmu pro spolkový rejstřík (vygeneruje ho skautIS a nový vedoucí jej podepíše úředně ověřeným podpisem a nechá autorizovaně zkonvertovat do elektronické podoby na CzechPOINTu). Pokud dochází ke změně obsazení funkcí, dané osoby musí dodat také prohlášení/souhlas se zápisem do rejstříku, který opět předgeneruje skautIS.
Podrobný návod, informace o dokumentech i osvobození od poplatků najdete v sekci k rejstříku na Křižovatce. V případě nejasností ohledně zapisování do spolkového rejstříku se můžete obrátit na ústřední tým na rejstrik@skaut.cz.
⚠️ Důležité: Organizační jednotka a její vedení vše zadává pouze do skautISu, o samotný zápis se postará vždy Kancelář ústředí. Pobočné spolky dle zákona nemohou provádět změny v rejstříku, to dělá vždy hlavní spolek.
⭐ Výmaz revizních (kontrolních) komisí ze spolkového rejstříku provádíme postupně právě spolu se zápisem po probíhajících sněmů. Ve skautISu i nadále každá OJ svou revizní komisi mít musí, ale klidně může jít o stejné osoby působící v několika jednotkách.
💡Datové schránky a zápisy do rejstříku: Protože všechny organizační jednotky již mají zřízené datové schránky, v okamžiku kdy soud rozhodne o provedení zápisu do rejstříku, posílá usnesení nejen na skautské ústředí, ale na vědomí i příslušné jednotce. Na tyto zprávy není zpravidla potřeba nijak reagovat (o zpracování zápisu do rejstříku se ústředí kompletně postará). Výjimečně může nastat situace, kdy soud pošle výzvu k doplnění některých dokumentů - v takovém případě se prosím obraťte na ústředí na rejstrik@skaut.cz a domluvte se na dalším postupu.
Vnitřní předpisy a další informace
Pořádání sněmů organizačních jednotek je upraveno nejen Organizačním řádem (především kapitola 4.2 Sněmy OJ a kapitola 6. Volby do orgánů OJ), ale také Směrnicí k VSJ a sněmů OJ (upravuje termíny konání sněmů v aktuálním období a mnoho dalších podrobností).
Jednání Valného sněmu i průběh voleb ústředních orgánů se řídí Řádem Valného sněmu.
Nápověda ke sněmům a jejich správě ve skautISu je podrobně popsána na napoveda.skaut.cz/skautis/akce/snemy
Předsněmová diskuze a návrhy usnesení pro VSJ
V období sněmů organizačních jednotek probíhajících před VSJ 2024 se tradičně koná předsněmová diskuze. S ohledem na přípravu budoucí Strategie 2030 a snahu získat co nejvíce podnětů z celé organizace, by se součástí sněmů OJ také měly stát tzv. strategické besedy (obsahují 11 diskuzních témat), jakožto jediné téma předkládané ústředím. Následně by z toho měl vzniknout návrh celé Strategie 2030 k seznámení a diskuzi již na krajských sněmem a samotném Valném sněmu, který ji bude projednávat.
Kromě toho mohou v rámci předsněmové diskuze vzniknout i návrhy pro samotný Valný sněm, kdy oprávněnými předkladateli takových návrhů ustanovení jsou v souladu se Stanovami (čl. 100) především krajské sněmy, sněm Kmene dospělých, ústřední sraz kapitánů, případně společný návrh alespoň pěti organizačních jednotek.
Pokud některý sněm organizační jednotky bude na krajský sněm posílat návrh usnesení, který navrhuje ke schválení a poslání z kraje na Valný sněm, je nutné, aby byl takový návrh řádně doplněn o zdůvodnění (nestačí tedy prostý text usnesení). Zároveň doporučujeme přijatá usnesení a návrhy ukládat do skautISu v rámci záložky “Usnesení” u sněmu OJ.
Máte dotaz či si nevíte rady?
Jestliže máte nějaký další podnět, dotaz či nejasnost k tématu sněmů, můžete napsat na e-mail podpora@skaut.cz, případně ve věci zapisování do spolkového rejstříku přímo na rejstrik@skaut.cz, anebo se podívat a zapojit do diskuze v rámci vlákna ke sněmům na SkautFóru na Facebooku.
Ondřej Peřina (Jerry)
zpravodaj Výkonné rady pro ICT a organizaci
