V prvních dvou letech využilo táborové e-přihlášky téměř 30 % táborů (v roce 2024 to bylo 478 táborů). Dvě táborové sezóny nám pomohly odhalit nedokonalosti a poté vylepšit funkce e-přihlášek i systém jejich rozesílání podle konkrétních potřeb táborových a oddílových vedoucích, kteří s táborovou agendou reálně pracují. A tak vznikla druhá verze elektronických táborových přihlášek - intuitivnější, jednodušší, přehlednější.

Základní informace k přihláškám na tábor najdete na skautské Křižovatce a podrobné návody s mnoha detaily v nápovědě skautISu. 

S čím vám táborové e-přihlášky pomohou?

• Zjednodušení táborové administrativy - žádné vybírání papírových přihlášek na schůzkách a přepisování dat do skautISu. Vše je online.
• Evidence přijatých či odmítnutých účastníků přímo v tabulce účastníků včetně zaznamenání přijatých plateb.
• Různé parametry e-přihlášek pro různé skupiny účastníků pomohou přehledně evidovat, za jakých podmínek se daná osoba tábora účastní (například kratší délka účasti na táboře, jiná cena, speciální způsob platby).
• V případě plateb na bankovní účet lze využít automaticky generovaný variabilní symbol, jehož podobu můžete nastavit dle pokynů táborového hospodáře.
• Možnost přidání vlastních otázek a informací do táborové e-přihlášky rozšiřuje využití pro tábory se specifickými potřebami či podmínkami (například velikost trička, účast na stavbě apod.).
• Zdravotní a osobní informace účastníka jsou propojeny s jeho členským účtem ve skautISu, v táborové e-přihlášce lze tyto údaje rovnou aktualizovat.
• Díky funkci “přidat soubor” můžete při odeslání e-přihlášky vyžádat například kopii kartičky pojištěnce nebo posudek o zdravotní způsobilosti dítěte k účasti na letním táboře.

Jak e-přihlášky fungují?

Táborové e-přihlášky používají podobné principy jako e-přihláška do organizace nebo výzva k aktualizaci údajů. Základem je známá táborová hlášenka ve skautISu a evidence členů vašeho oddílu (či střediska), ze které snadno vyberete účastníky tábora nebo k táboru přidáte úplně nové osoby (zjednodušené táborové nečleny). Ti následně odeslanou e-přihlášku vyplní a závazně odevzdají pohodlně na svém počítači, tabletu či telefonu, a rovnou obdrží případné pokyny k platbě účastnického poplatku. Vše, co je už ve skautISu o osobách uloženo, se využije i v táborové přihlášce a informace není nutné vyplňovat znovu. Rodiče (či dospělí členové) pouze zkontrolují údaje účastníka tábora a k nim doplní případné další údaje, které jsou pro váš tábor třeba. 

Samotné nastavení táborových e-přihlášek spočívá v založení jednotlivých kategorií účastníků, které se mohou (nebo nemusí) lišit parametry jako je délka účasti na táboře, výše účastnického poplatku, termín platby, způsob úhrady, konkrétní bankovní účet jednotky, informační text v e-přihlášce nebo datum ukončení přijímání přihlášek. Navíc můžete k celému táboru nebo jednotlivým účastnickým kategoriím přidat vlastní texty a pole k vyplnění. Při rozesílání e-přihlášek pak vyberete, do jaké skupiny chcete vybrané účastníky přiřadit, a jejich e-přihláška pak bude vypadat tak, jak jste nastavili vybranou skupinu účastníků. 

Táborovou e-přihlášku ale můžete zaslat pouze osobám, které mají ve svém členském účtu vyplněno datum narození, rodné číslo (netřeba u cizinců) a hlavní e-mailový kontakt. U nezletilých účastníků se výzva k vyplnění e-přihlášky zasílá na hlavní e-mail zákonných zástupců uvedených na kartě “Rodina”. Možná vám první příprava těchto kontaktů zabere nějaký čas, pokud je již nemáte u členů zadány, ale budete mít pak o to méně práce s každým dalším táborem.

Přímo na táboře pak není potřeba mít vytisknuté jednotlivé e-přihlášky - stačí mít export účastníků a případné přílohy.

Co všechno e-přihlášky umí?

SkautIS nabízí širokou paletu možností a funkcí pro pokrytí různých potřeb jednotlivých skautských táborů:

• Snadná evidence účastníků tábora (výběrem ze členů jednotky, ale i s možností přizvat nečleny či hosty z jiných jednotek, pokud s vámi na tábor jedou).
• Rozesílání táborových e-přihlášek k online vyplnění na e-mailové adresy.
• Evidence závazných přihlášek i přehled o odmítnuté účasti na táboře.
• Kontrola a aktualizace údajů o účastnících na základě dat členů ze skautISu (proč vyplňovat znovu adresy, kontakty, zdravotní omezení apod., když už je o členech víme a stačí je zkontrolovat).
• Jednotlivé parametry e-přihlášky lze nastavit stejné pro celý tábor nebo různé pro jednotlivé skupiny účastníků.
• Možnost na přihlášku doplnit další informace a položit otázky důležité právě pro váš tábor nebo jen vybranou skupinu účastníků (lze uvést informační texty, požadovat vyplnění odpovědí na nejrůznější otázky nebo chtít nahrát nějaké soubory).
• Potvrzením e-přihlášky systém vygeneruje platební údaje včetně případného variabilního symbolu (tento může být pro každého účastníka unikátní) a QR kódu pro bankovní platbu, a zašle je v e-mailu o úspěšném odeslání e-přihlášky na tábor přímo účastníku nebo zákonnému zástupci.
• Tabulka účastníků poskytuje také jednoduchou evidenci přijatých plateb.
• Vygenerovaný odkaz k vyplnění e-přihlášky je z bezpečnostních důvodů platný maximálně 14 dní od odeslání, pokud do té doby nenastane termín pro ukončení přijímání přihlášek nastavený vedením tábora.
• E-přihlášku lze znovu odeslat stejnému účastníku (po vypršení odkazu nebo po odmítnutí účasti) a to buď se stejným nastavením, anebo s výběrem jiné účastnické skupiny.
• Táborovou e-přihlášku lze nově vyplnit i cizincem bez českého rodného čísla.
• Snadný export kompletního seznamu účastníků tábora včetně vyplněných dat z jejich e-přihlášek ve formě editovatelné tabulky pomáhá s následnou táborovou administrativou.

Velké díky míří ke všem, kteří nám psali reakce a připomínky k první verzi e-přihlášek, popřípadě se následně zapojili do přípravy zadání, testování i zpětné vazby v rámci uvedení druhé verze do provozu. Všechny podněty k prvním e-přihláškám jsme prošli, vyhodnotili a ty, které jsou použitelné pro většinu táborů, jsme do druhé verze zapracovali. Určitě se časem objeví nápady další - organizace se vyvíjí a roste, stejně tak se občas mění legislativa a každá jednotka může mít jiné zvyklosti či systém. Nemůžeme vyhovět všem, ale věříme, že druhá verze přihlášek je použitelná pro většinu jednotek i táborů - malých, větších, zimních či letních.

Navíc, od letošního roku lze nově do vedení tábora přidat více zástupců vedoucího tábora (doteď systém umožňoval pouze jednoho) a do funkcí hospodář a zdravotník můžete uvést také nečleny.

Kde najdu další informace?

Pročti si další zdroje

• informace k táborovým přihláškám (elektronickým i papírovým) na Skautské křižovatce, 
• podrobné návody s mnoha detaily v nápovědě skautISu, 
• sledujte Facebookovou stránku skautISu, 
• sdílejte zkušenosti ve SkautFóru, 
• nezapomeňte na celou táborovou sekci na Křižovatce.

Máš dotaz, nejasnost či podnět?

Napiš nám na podpora@skaut.cz.

Jan Chmelař
asistent pro oblast organizace