Co vlastně můžeme pro regionální setkání udělat přímo z kanceláře ústředí v Praze?
Šaruš: Celkem dost. Kromě toho, že často fungujeme jako kamarád na telefonu, pomáháme s propagací, připravujeme veškerou administrativu pro hladké proplacení dotací a samozřejmě domlouváme zkušené lektory a lektorky.
Co se přesně stane poté, co do kanceláře dorazí poptávka ze střediska, okresu nebo kraje?
Šaruš: Pečlivě si ji přečteme a zkonzultujeme, zda splňuje podmínky dotačního programu, ze kterého jsou programy financované. Pokud ano, domluvíme se s poptávajícím na přesném postupu. Pak začíná hledání volných lektorů a lektorek pro daná témata. Zatím se nám vždycky podařilo každou poptávku lektorsky pokrýt ke spokojenosti všech. Když se akce blíží, hlídáme potvrzení od lektorů a od pořádajících si vyžádáme seznamy účastníků a účastnic. Když máme vše pohromadě, posíláme administrativní podklady ke kontrole dál do týmu.
Není to vidět, ale kolem seminářů je spousta papírování. Co všechno se musí v kanceláři stát, aby mohl účastník u prezence dostat své podklady a na konci certifikát?
Kuře: Připravíme prezenční listiny, zkontrolujeme registraci účastníků ve skautISu a vystavíme osvědčení o absolvování kurzu. Pokud se lidé zapisují až na místě, děláváme tyto kontroly zpětně po konání akce. Když se nám pak vrátí podepsaná prezenčka, přichází na řadu evidence do tabulek a kontrola, protože musí sedět čísla i jména.
Dotace neodpouštějí sebemenší chybičku. Proč je ta byrokracie tak přísná a jak to zvládáte?
Kája: Bez papírů bychom zkrátka dotace nemohli čerpat. Nemůžeme donorovi jen říct: „Uskutečnili jsme toho tolik“ a natáhnout ruku. Ve světě dotací potřebujete na všechno doklad a každá tečka mimo znamená hodiny oprav. Důkladnost a důraz na detail jsou klíčové, proto vše před odesláním na úřady raději v týmu několikrát křížově kontrolujeme.
Co vás na celé té administrativní džungli a přípravě seminářů nejvíc baví?
Kuře: Ten pocit, když do sebe všechno zapadne. A úplně nejlepší odměnou je ten zvuk, když dáváte kompletní bezchybné papíry do šanonu.
Všechny: Skvělé je sledovat, když má někdo v regionu nosný nápad a my dokážeme vymyslet, jak na něj napasovat dotační peníze a pomoci ho uskutečnit. A taky možnost číst si pozitivní zpětné vazby od účastníků a pořádajících. To jsme občas vyloženě naměkko.
Regionální semináře v kostce: Co byste měli vědět?
- Zaměření: Aktuální potřeby vašich středisek, okresu a kraje – zejména podpora personalistiky, výchovy a bezpečí. Získáte nové poznatky, nasdílíte zkušenosti s ostatními a podpoříte síťování v regionu.
- Pro koho jsou určeny: Pro všechny aktivní činovníky a dobrovolníky (vedoucí středisek a střediskové rady, výchovní a jiní zpravodajové, vedoucí oddílů, oddílové rady, rovery a rangers).
- Délka a místo: Celková délka semináře je 8 hodin (1 den). Koná se výhradně prezenčně, a to u vás na základně nebo na jiném místě, které si sami domluvíte.
Jaké jsou podmínky pro uspořádání?
- Možnost výběru témat z nabídky na https://posilme.skaut.cz/regionalni-seminare/. Doporučujeme 3 programové bloky.
- Seminář je ideální pro více vedoucích najednou – doporučený počet je kolem 30 účastníků, ale jsme otevření individuální domluvě, pokud myslíte, že budete mít účastníků méně, zkuste napsat i tak.
- Účastníci musí absolvovat celý 8hodinový program.
- Vaše starosti: Stačí zajistit vhodné místo, jídlo a účastníky. O vše ostatní (lektory, program a administrativu) se postará kancelář ústředí.
Jak se přihlásit?
Přihlašovat se můžete kdykoliv během roku. Stačí poslat e-mail na lide@skaut.cz s informací, o jaké programy máte zájem a jaký termín by se vám hodil. Tým se vám ozve co nejdříve a domluví s vámi vše potřebné.
Šaruš
koordinátorka regionálních seminářů
